Depo Sayımı Ne Kadar Sıklıkla Yapılmalı?

27.09.2021

Depo Sayımı Ne Kadar Sıklıkla Yapılmalı?

Depo sayımı ve depo sayım sıklıkları, depo yönetiminin önemli parçalarından biridir. Depo sayımı sadece depoda bulunan malların adet miktarının belirlenmesi veya kontrol edilmesi olarak algılanabilir ancak belirli periyotlarda yapılan depo sayımları, adet miktarı veya mal kontrolünden çok daha fazlasını işletmeye sunar. İşletmenin yıllık mal kabulünden tutun da en yavaş giden mallarının tespit edilmesi, depo konumlandırmalarının yeniden verimli hale gelmesi ve depo yönetim hataları gibi daha birçok detayı gözler önüne serer. Belirli aralıklarla yapılan depo sayım işlemleri sayesinde depo yönetiminin kusursuzluğu sağlanabilir ve en önemlisi depo güvenliği seviyesi de arttırılabilir.

Depo sayımı sıklıklarının belirlenmesi amacıyla birçok unsur göz önünde bulundurulabilir. Kimi işletmeler belirli zaman dilimlerinde kimi işletmeler yıllık kimi işletmeler ise mevsimlik olarak depo sayımı yapabilirler. Hangi aralıklarla depo sayımının yapılması gerektiği işletmelerin yapılarına ve depo yönetimlerine göre değişecektir. Depo sayımı adına en çok kullanılan zaman aralıkları ise şunlardır:

  • Mevsimlik: Mevsimlik kontroller, sezonluk olarak satışı fazla olan veya kısa süreli son kullanma tarihi olan ürünler özelinde yapılabilir. İşletme sezonluk olarak yaptığı satışlar ile stok miktarı arasındaki uyumu bu yöntem sayesinde kontrol edebilir. Bununla birlikte son kullanma tarihi yaklaşan ürünler hakkında nasıl aksiyon alması gerektiğinin stratejisini de oluşturabilir. Mevsimlik kontrol sayesinde stoklarda sebepsiz noksanlık olup olmadığı, depo güvenliği ve depo yönetiminin tedarik zinciri ile olan senkronizasyonu çok daha yakından incelenebilir. Öte yandan mevsimlik kontroller ile birlikte işletmelerin bir sonraki sezon için üretim tahmini yapmaları da son derece kolay olacaktır.
  • Yıllık: Daha çok küçük çaplı depoya sahip olan işletmeler, depo yönetim yazılımı kullanmayan işletmeler ve çok sayıda ürün çeşidi olmayan işletmelerin tercih ettikleri seçeneklerden biridir. Satışlar ile stok arasındaki bağlantının uyuşup uyuşmadığı böylesi depo sayım aralıklarında pek aranmaz. Genel olarak depo noksanlıkları veya fazlalıkları nedeniyle vergi indirimi alabilmek adına yıllık depo sayımları gerçekleştirilir. Depo güvenliği ikinci plandadır ve sadece depo için genel bir kontrol olarak da tanımlanabilir. Küçük ölçekten orta ölçeğe geçmek üzere olan, orta ölçekli ve büyük ölçekli işletmeler için uygun bir sayım periyodu değildir.
  • Periyodik: Periyodik sayımlar daha çok sistematik bir depo sayım sistemine veya döngüsüne sahip olmak isteyen işletmelerin tercihidir. İşletmeler ayda 1 defa, 3 ayda 1 defa, 5 ayda 1 defa gibi birçok sayım periyodunu tercih edebilirler. Özellikle büyük ölçekli işletmelerin, yoğunluk durumlarına ve çalışma prensiplerine göre bu seçeneği tercih edebilmeleri mümkündür. Periyodik sayım sayesinde depo güvenliği üst düzeye çıkarılabilir. Özellikle sebepsiz yere stokta kaybolan ve hırsızlık şüphesinin yüksek olduğu depolarda periyodik sayımın büyük bir güvenlik sağladığı söylenebilir. Bununla birlikte depoya giren mal miktarı ile halihazırdaki stokların veya satış sonrası stokların durumu arasındaki bağlantının başarılı bir şekilde kurulabilmesi adına da periyodik sayımın avantajlı olduğu söylenebilir. Yönetmesi ve ölçeği zor olan depolarda güvenlik seviyesini üst düzeye çıkarsa da uygulanış biçimi olarak çeşitli dezavantajlarının da olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
  • Sürpriz: İşletmeler sürekli olarak depoda mal eksikliği yaşıyorlarsa, depolarında değerli ürünler barındırıyorlarsa ve depolarında yüksek hırsızlık şüphesi varsa sürpriz sayımlar gerçekleştirebilirler. İşletmenin 2 ay içerisinde, 3 ay içerisinde veya herhangi bir zaman dilimi içerisinde, bununla birlikte isteğe bağlı olarak belirli olmayan periyotlar içerisinde aniden gerçekleştirdiği sayımlar, sürpriz sayımlar olacaktır. Stoklara giriş ile mevcut stok seviyesi arasındaki kontrolün en iyi şekilde yapılmasına olanak sağlar. Küçük ve orta ölçekli depolar için uygulanması nispeten kolay bir depo sayım seçeneğidir. Büyük ölçekli depolarda ise ekstra denetleme desteği alınması gerekliliği ortaya çıkabilir. Maliyetlidir ancak depo güvenliğini maksimum düzeyde tutar. Ayrıca depo yönetiminin geliştirilebilir olması konusunda da çok ciddi katkıları vardır.
  • Sürekli Yazılım ile Sayım: Depo yönetim yazılımlarının depolarda görev alması zaten sürekli olarak depo sayımının gerçekleşmesine olanak sağlar. Elbette ki bu seçenek fiziki bir sayıma neden olmaz ancak belirli ölçüde depodaki stok seviyesinin ve depo güvenliğinin kontrol altında olmasına yardımcı olur. Yazılım ile yapılan sayım, yukarıda belirtilen depo sayma periyotlarıyla birleştirilerek, depo problemleri veya depo güvenlik zafiyetleri hakkında çok daha yakından bilgi sahibi olunabilir.

Depo Sayımı Neden Önemlidir?

Depo stok sayımlarının önemi her işletme için çeşitli büyüklerde öneme sahiptir. Depo hareketliliği düşük olan işletmelerde önem düzeyi son derece düşükken, depo hareketliliği yüksek olan işletmelerde ise her bir detayın depo sayımlarıyla göz önünde bulundurulması, büyük mali kayıpların önüne geçecektir. Bu nedenle depo sayımlarının temel öneminin, depo yönetimi sürecinde yaşanabilecek tutarsızlıkların önüne geçmesi ve böylelikle işletmenin de büyük mali kayıplar yaşamasını önüne geçmesi olduğu söylenebilir. İşletme her an için stok seviyesi ile siparişler arasındaki bağlantıyı doğru kurabilir ve geleceğe yönelik üretim planlamaları ile büyüme hedefleri arasında da güzel bir senkronizasyon sağlayabilir.

Depo yönetimi için kullanılan yazılımlar da belirli depo yönetim hatalarının veya depo yönetim risklerinin önüne geçer ancak bu yazılımlar sayesinde elde edilen tüm veriler dijital verilerdir. Elde edilen dijital verilerin, fiziksel verilerle belirli zaman aralıklarında uyuşması veya uyuşmazlıklarının sebebinin anlaşılması, depo sayımının önem arz ettiği noktalardan sadece biridir. Depo sayımının yapılması gerekliliğinin ve önem düzeyini arttıran bir diğer detayın da hırsızlık olduğu tüm işletmeler tarafından bilinir. Her ne kadar siz personellerinize iyi niyetli yaklaşsanız da personellerin onlara emanet edilen değerlere aynı niyetle yaklaşmaları mümkün olmayabilir. Öte yandan depo personelleri veya işletmeler personelleri dışında da birçok hırsızlık durumu yaşanabilir. Tüm bu durumların araştırılması, güvenliğinin sağlanması ve işletmenin bu durum nedeniyle yaşanabilecek maddi zararının önüne geçilebilmesi konusunda depo sayımının önemi son derece yüksektir.

Depo sayımlarının e-ticaret işletmeleri için de ayrı bir önemi olduğu göz ardı edilmemelidir. Bilindiği üzere e-ticaret işletmelerinin depo döngüleri veyahut depo hareketleri son derece hızlıdır. Depoda sürekli olarak bir akış vardır ve bu akışla birlikte siparişlerin de uyuşması büyük önem taşır. Depoda var olmayan bir ürünün, pazaryerlerinde veya çevrimiçi satış bölümlerinde mevcut olarak gözükmesi, işletmelerin çok ciddi cezai yaptırımlar ile karşılaşmaları riskine neden olur. Aynı zamanda halihazırda elde edilen prestijin ve müşteri memnuniyetinin de bir anda yok olmasına yol açabilir.

Çeşitli periyotlarda gerçekleştirilen depo sayımları, e-ticaret işletmelerinin ellerinde olmayan bir ürünü satmalarının önüne geçer. Böylelikle e-ticarette son derece zor bir şekilde elde edilen müşteri kitlesi ile işletme arasındaki güven bağının da tek bir hata ile tamamen yok olmasının da önüne geçilir.

E-ticaret işletmeleri ve depo güvenliği gibi konular dışında depo sayımının önemi, işletmelerin depo yönetimleriyle de doğrudan alakalıdır. İşletmeler depo yönetimi sırasında yapmış oldukları hataları veya yanlış kararları, gerçekleştirmiş oldukları sayımlarda çok daha net bir şekilde fark edebilirler. İşletme depo için fazla eleman çalıştırıyorsa, işletme depo konumlandırmasını yanlış yapıyorsa, işletme depo kapasitesini verimli kullanmıyorsa ve işletmenin deposunda gereksiz maliyete neden olan unsurlar yer alıyorsa, tüm bu detaylar depo sayımlarıyla ortaya çıkacaktır. Haliyle depo sayımlarının, fark edilmeyen veya daha önce çeşitli nedenlerden ötürü tespit edilememiş depo yönetim sorunlarının oluşturduğu maliyetin azalması konusunda da önem teşkil ettiği görülebilir. Çeşitli kuruluşlar tarafından farklı depo modellerine ve yönetimlerine sahip olan işletmeler üzerinde yapılan araştırmalar, düzenli olarak yapılan depo sayımlarının, depo maliyetlerini %10 oranında azalttığını göstermiştir.

Depo Sayımı Kimler Tarafından Yapılmalıdır?

Depo sayım aralıkları gerçekleştirilirken birçok işletmenin deponun fiziki sayımı için genel olarak halihazırda bulunan depo elemanlarını veya stok konusunda kayıt yetkisi olan elemanları kullandığı görülür. Bu durum her ne kadar maliyeti azaltıp, işleri kolaylaştırsa da var olan depo problemlerinin ve en önemlisi de depo içerisindeki potansiyel hırsızlığın da ne yazık ki önlenememesine yol açar. Depo işleyişi, kayıtları ve deponun tüm detayları hakkında bilgi sahibi olan personelin sadece yaşanabilecek hırsızlık durumlarına karşı dezavantaj olduğunu düşünmek yanlıştır. Bu personeller depoda sürekli olarak görev aldıkları için halihazırda devam eden ufak çaplı depo problemlerine de aşina olmuşlardır. Haliyle depo sayımı sırasında depo yönetiminde problem yaşatacak kusurların da görmemezlikten kasıtlı veya kasıtsız olarak gelinmesi söz konusu olabilir.

Depo sayımı konusunda genel olarak depoda görevli olmayan veya depoda özellikle kayıt tutma yetkisi olmayan personeller tercih edilmelidir. İşletmenin farklı bir departmanından veyahut dış kaynak kullanımına gidilerek, bağımsız denetçilerden bu konuda yardım alınabilir.

Depo Sayım Türleri Nelerdir?

Depo sayım türleri konusunda 3 ana tür öne çıkar ve bu 3 ana tür genel olarak tüm depolarda uygulanabilir. Depo sayım türlerinin çoğaltılması veya 3 ana tür çerçevesinde çeşitli dallara bölünmesi mümkündür ancak bu 3 ana tür dışında da işletmelerin kullanabilecekleri spesifik türlerin olduğu söylenebilir. Her türün kendine has avantajları vardır ve türlerin bir arada kullanımı mümkün olur. Ayrıca işletmenin depo yönetim modeline göre de tür seçimi veya kombinasyonları yapılabilir. Kontrol grubu, rastgele numune ve ABC döngü sayımları, 3 temel depo sayım türleridir. Söz konusu depo sayım türlerinin içerikleri ise şu şekildedir:

·       Kontrol Grubu

Kontrol grubu yöntemi ile yapılan depo sayımlarında ilk olarak bir kontrol grubu oluşturulur ve ardından verilerin daha büyük kümelere genişletilmesi için kullanılması modeli izlenir. Kontrol grubu yöntemi ile yapılan depo sayım işlemlerinde işletmelerin depo içerisinde yer alan ve aynı kalemde bulunan ürünleri kısa süre içerisinde birden fazla kez saymaları mümkün olur. Kontrol grubu türünün, depo sayımı konusunda tecrübesiz olan işletmeler için daha uygun olduğu söylenebilir. Kolay bir seçenek olmasından ötürü işletmenin hata yapması durumunda bu hatanın fark edilmesi zor olmayacaktır. Ayrıca işletmenin büyük ölçekli sayımlar veya daha uzman sayımlar gerçekleştirebilmesi adına bu yöntemin büyük bir avantaj sağladığını söylemek pek de yanlış olmayacaktır.

·       Rastgele Numune

İşletmelerin birçok benzer öğe bulundurdukları depolarda sayım için kullanılabilecek türlerden biri de rastgele numune türüdür. Bu tür sayesinde her depo sayım işlemi sırasında rasgele olarak sayım yapılacak bir öğe seçilebilir. Haliyle tüm deponun bir anda bir işe odaklanması söz konusu olmaz. Ayrıca bu tür sayesinde deponun işleyişi devam edebilir ve sadece bir grup personelle bu sayım işlemi gerçekleştirilebilir. Parça parça yapılan sayım işlemleri sayesinde bir müddet sonra depo verileri net bir şekilde elde edilebilir.

·       ABC Modeli

ABC modelinde “80/20” kuralı” olarak bilinen Pareto ilkesi çerçevesinde sayım işlemleri gerçekleştirilir. ABC modelinin depo sayımı konusunda son derece fonksiyonel ve verimli yöntemlerden biri olduğu söylenebilir. Adından da anlaşılacağı üzere ürünlerin A, B ve C olmak üzere 3 farklı kategoriye ayrıldığı görülür. Yapılan sayım işlemler neticesinde elde edilen verilerin %80’inin, ürünlerin %20’sinden geldiğine inanılır. Haliyle bu şekilde daha az ürünle sapma oranı son derece az olan bir depo sayım sonucu elde edilebilir. ABC modelinin uygulanabilmesi adına öğelerin kategorilere ayırılması büyük önem taşır. Kategorilere ayrılma işlemi ise şu şekilde yapılabilir:

  • A Grubunda Yer Alacak Ürünler: Yüksek değerli öğeler (%70 oranında), az sayıda (%10 oranında),
  • B Grubunda Yer Alacak Ürünler: Orta değer (%20) ve sayılar (%10),
  • C Grubunda Yer Alacak Ürünler: Küçük değer (%10), yüksek sayılar (%70),

Tüm öğelerin bu şekilde sınıflandırılmasının hemen ardından, sayım işlemi başlatılabilir ve etkinliğin üst düzeye çıkarılması için de yüksek satış/yüksek değerli kalemler, düşük satış/düşük değerli kalemlerden daha çok sayılmalıdır. Bu sayma türünde birçok benzersiz öğenin depolanması durumunda bazı öğelerin gereksiz yere defalarca sayılması gibi bir olumsuz durumla karşılaşabilirsiniz. Öte yandan ABC modelini işletmenizin modeline ve depo sayım unsurlarınıza göre de şekillendirerek uygulayabilirsiniz.

Depo Sayımının Avantajları

Depo yönetimine dair kullanılan destek programları, tercih edilen depo yönetim stratejileri ve personeller her ne kadar üst seviyede olursa olsun, düzenli olarak depo sayımı yapmak işletme ölçeği fark etmeksizin işletmeleri için neredeyse zorunlu bir durumdur. Depo sayımının düzenli bir şekilde yapılması, depo maliyetlerinde azalma başta olmak üzere, depo güvenliği ve gerçek stok bilgisi gibi birçok konuda net bilgiler sağlar. Bunların dışında da depo sayım işlemlerinin işletmelere olan birçok artısı vardır. Depo sayımının diğer avantajları ise şu şekildedir:

  • İşletmenin halihazırdaki sipariş karşılama oranındaki başarısını çok daha üst seviyelere çıkarır.
  • İşletmenin sunmuş olduğu müşteri memnuniyetinin artmasına ve her zaman için üst noktalarda kalmasına neden olur.
  • İşletmenin depo yönetimi konusunda çok daha doğru kararlar almasına ve doğru stratejiler belirlemesine yardımcı olur.
  • İşletmenin satış oranlarında dolaylı olarak artışa sebep olur.
  • Depo yönetim sürecinde yapılan hatalar ve bunlara bağlı olarak ortaya çıkan depo yönetim maliyetlerinin ciddi ölçüde azalmasına olanak sağlar.
  • Depoda yer alan ve son kullanma tarihi geçmekte olan veya depoda bulunmaması gereken ürünlerin uygun bir şekilde değerlendirilmesi söz konusu olur.
  • Depo elemanlarının depo yönetimi konusunda maksimum verimlilikle kullanılmasını kolaylaştırır.
  • Düzenli olarak yapılan depo sayımları, sadece yıllık olarak yapılan depo sayımlarının yaratmış olduğu iş ve stres yükünü ciddi ölçüde ortadan kaldırır.
  • Depoya dair yapılan dış denetimlerin oluşturduğu maliyetin azalmasına olanak sağlar.
  • Depo güvenliğini üst düzeye çıkarır ve olası depo hırsızlıklarının önüne geçer.
  • Depo elemanlarının verimli bir şekilde kullanılması nedeniyle depo çalışanlarına dair fazla mesai ücretinin büyük ölçüde azalmasına yardımcı olur.

Depo Sayımının Zorlukları ve İçerdiği Riskler

Depo sayımının kolay bir işlem olmadığı ve kısa sürede, üstün körü olarak tabir edebilecek bir işlemle gerçekleşmediği bilinen bir gerçektir. Organizasyon ve operasyon anlamında en iyi seviyede olan işletmelerin dahi çeşitli sorunlar yaşamaları olası bir durumdur. Bu nedenle işletmelerin depo sayımının zorlukları ve içerdiği riskler konusunda önceden hazırlıklı olmaları büyük önem taşır. Özellikle depo sayım konusunda henüz yeni olan çoğu işletmenin ilk etapta sayım işlemleri konusunda kararlılık, doğru sonuç alma ve zaman gibi problemleri olacaktır. Haliyle bu durum da çeşitli maliyetlere doğrudan yansıyacaktır. Yeni işletmeler için başlayan depo sayma süreçleri zamanla oturacaktır ve bu süreçler gerçek bir deneyime dönüşene kadar, maliyet dışında da belirli problemler ortaya çıkabilecektir.

Depo sayımının en büyük problemlerinden biri evrak gecikmesi olarak da tanımlanabilmektedir. Depo sayımının bir süreç olması ve özellikle büyük ölçekli depoların sayımının çok uzun sürmesinden ötürü, gerçek zamanlı stokların belirlenmesi ve depo sayımı sonucunda da sayım işlemine dair bir rapor oluşturulması gibi durumlar direkt olarak evrak gecikmelerine yol açabilir. Bununla birlikte işletmeler her depo sayım periyodunda doğru sayımlar gerçekleştiremeyebilirler veya sayım esnasında depo hatalarının farkında olamayabilirler. Yaşanan bu tür durumlarda da ilerleyen süreçlerde depo yönetimi konusunda işletmelerin yanlış kararlar almalarına yol açabilir.

İşletmelerin ve depoların ölçeği ne olursa olsun, aynı zamanda işletmelerin bu konu özelindeki tecrübeleri ne olursa olsun her zaman için bu sürecin birçok riski ve zorluğu beraberinde getirdiği unutulmamalıdır. İşletmelerin ise olası risklerden korunmak ve yaşanabilecek problemlerin önüne geçmek adına yapmaları gereken, depo sayım işlemini bir sistem çerçevesinde gerçekleştirmektir. Bunun için de işletmenin mutlaka iş ve depo modeline uygun bir şekilde çeşitli stratejiler veya sistemler geliştirmeleri önerilir. Peki, depo sayım süreci esnasında depo sayım sonuçlarının doğruluğunu arttırabilmek adına işletmelerin dikkat etmeleri gereken noktalar neler olmalıdır?

Depo Sayımında Doğrulu Nasıl Arttırılır?

Depo sayım süreçlerinin doğru sonuçlar vermesi adına işletmelerin çeşitli maliyetlere katlanmaları ve bununla birlikte doğru zamanları seçmeleri büyük önem taşır. Depo sayım işlemlerini genel olarak yıllık bazda gerçekleştiren işletmeler, bu seçimi maliyetlerin azalması adına yaparlar. Ayrıca depo sayım işleminin diğer iş yönetimlerine veya süreçlerine engel olmaması adına da depo sayımı konusunda yıllık sayımı tercih ederler. Yıllık depo sayımı maliyetleri anlık olarak belirli ölçüde azaltsa da depo sayım hatalarının artmasına neden olabilecek uygulamalardır. Haliyle bu durum, depo sayımının sıklıkla yapılması nedeniyle ortaya çıkan maliyetin, aslında yıllık bazda yapılan depo sayımlarında ortaya çıkan sayım hatalarının oluşturdukları maliyetten çok daha az olduğu söylenebilir. Bu nedenle işletmelerin öncelikle depo sayım işlemlerini yıllık bazdan, daha sık ve daha düzenli periyotlara çekmeleri önerilir.

Depo sayımında, sayım sürecinin ne zaman olacağı da büyük önem taşıyan bir detaydır. Doğru bir zamanda depo sayım işleminin yapılmaması durumunda, işletmenin tedarik zincirinde ve en önemlisi satış bölümünde darboğaz yaşanabilir. Haliyle bu durum işletmenin sipariş karşılama yeteneğini depo sayım süreçlerinde en aza indirir. Depo sayım sürecinin genel olarak siparişlerin az ve çok iş gücü gerektirmediği dönemlerde tercih edilmesi, depo sayım doğruluğunu arttırdığı gibi sipariş karşılama kabiliyetinin de anlık olarak düşmemesine olanak sağlayacaktır. Depo sayım sürecinde doğruluğu artıracak olan bir diğer unsur ise depo sayım sürecinin bir sisteme dayandırılarak gerçekleştirilmesidir. Her işletmenin ve her deponun farklı bir işleyişi olmasının ihtimali yüksektir. Bu nedenle işletmelerin kendilerine göre metotlar geliştirerek depo sayma işlemlerini gerçekleştirmeleri, depo sayım doğruluğunun artması konusunda önemli bir detaydır.

Depo sayım işlemlerinde doğru personel kullanımı da büyük önem taşır ve depo sayım doğruluğunu artırır. Depo sayımı için deponun kendi personellerini kullanmak son derece yanlış bir seçimdir. Öte yandan bu konuda dış kaynak kullanımına da gidilebilir ancak bu durum da ciddi bir maliyete neden olacaktır. Bu yüzden çeşitli dönemlerde iş yükü az olan personellerin depo sayımı için tercih edilmesiyle birlikte, daha doğru depo sayım sonuçları alınabilir.