Depo Yönetim Sistemi Nedir

12.08.2021

Depo Yönetim Sistemi Nedir? İşletmelere Neler Kazandırır? Hangi İşletmeler Depo Yönetim Sistemi Kullanabilir?

İşletmelerin tedarik zincirindeki en önemli halkalarından biri depo olarak bilinir ve kusursuz işleyen bir depo yönetimi, işletmenin müşteri memnuniyeti başta olmak üzere karlılığına kadar yansır. Küçük ölçekli işletmelerin belirli bir kısmında depo yönetimi insan gücü ya da yönetimi ile gerçekleşebilir ancak küçükten orta ölçeğe geçmeye hazır olan işletmelerin, orta ölçekli işletmelerin ve büyük ölçekli işletmelerin depo yönetimlerini insan gücü ve kontrolünde yapmaları imkansızdır. Bazı depolarda milyonlarca ürün, bazı depolarda ise milyonlarca türde ürün olabilir. Milyonlarca olmasına gerek kalmadan binlerce ürünün dahi yönetimi çok büyük yük anlamına gelir. İşte tam olarak bu noktada depo yönetim sistemleri devreye girer ve bu sistemler sayesinde işletmeler kusursuz bir depo yönetimi elde ederler. Böylelikle tedarik zincirinin en önemli halkalarından biri olarak bilinen deponun ise depo yönetim sistemleri sayesinde tedarik zincirinde herhangi bir aksaklığa neden olmasının büyük anlamda önüne geçilir.

Depo yönetim sistemi; üretim faaliyetleri, vadeli stoklama, ürün satış, tedarik, lojistik ve daha birçok detay özelinde kullanılan deponun görevini tam anlamıyla yerine getirmesiyle yükümlü bir sistemdir. Depo yönetimi konusunda hata payının en aza indirilmesi ve mümkün olduğunca az hatayla işlemesi oldukça önemlidir. Söz konusu sistemde insan elinin dahil olduğu noktalarda dahi hata payını en aza indirmek, depo yönetim sistemlerinin görevlerinden biridir. Çeşitli onaylamalar ve doğrulamalarla, tedarik zinciriyle uyumlu bir şekilde çalışması gerekliliğine sahiptir. İşletmelere; zaman, verimlilik, karlılık, insan gücü, stok maliyeti ve daha birçok unsur özelinde kazanç sağlayarak, işletmenin hizmetlerini çok daha kusursuz bir şekilde müşterilerine sunmasına yardımcı olur. Depo yönetimi sistemi ya da depo yönetim yazılımları sayesinde depo büyüklüğü ya da işletme ölçeği fark etmeksizin depo tedarik zincirindeki görevlerini başarıyla yerine getirebilir.

Depo Yönetim Sisteminin Görevleri Nelerdir?

Depo yönetim sistemlerinin görevleri; katalog, stok takibi, sorun çözme, stok rotasyonu, iade kontrolü, etiketleme ve raporlama gibi temel görevler olarak bilinir. Elbette ki her bir temel görev, altında birçok görevi de barındırır ve depo yönetimine dair birçok işi de halleder. Depo yönetim sistemlerinin görevleri aslında bir nevi depo yönetim sistemlerinin sahip olmaları gereken özellikleri olarak da tanımlanabilir. Bununla birlikte her işletmenin tedarik zinciri yapısına göre depo yönetim sistemlerinin de uyumlu olması ya da yeniden tasarlanabilmesi önemlidir. Depo yönetim sistemlerinin görevleri ve bu görevlerin tanımları ise şu şekilde ifade edilebilir:

  • Stok Takibi: Depo yönetim sistemlerinin en temel görevlerinden biri olan stok takibinde birçok alt görev yer alır. Depo için optimum stok seviyesinin korunması, sevkiyat takibi, malların son kullanım tarihine ya da stok ömürlerine göre depolanması, paketlenmesi, teslimatı, iadeler, üretim sonucunda elde edilecek malların konumu, lojistik faaliyetleri gibi birçok durum stok takibi sayesinde mümkün olur. Ürünleri adedi, kapladıkları alan ve diğer hacimsel bilgilerinin de stok takibi sayesinde bilinmesi söz konusudur.
  • Katalog: Katalog oluşturmak, ürünleri sınıflandırmak, ürün özelliklerine göre depolama sağlamak ve son kullanma tarihi yaklaşmadan, stok süresini düşürerek ürünlerin satışlarda öncelikli olmasını sağlamak amacıyla depolama sistemlerinin bu kapsamlarda çeşitli görevleri bulunur. Katalog detayı birçok alt birimi içerisinde barındırarak, depo yönetiminin en ideal seviyesinde olmasına imkan tanır. SKU oluşturma, gereksiz depolama süresinin önlenmesi ve insan hatasının en aza indirilmesi gibi durumlarda depolama sistemlerinin en önemli katalog görevlerinden biri olarak bilinir.
  • Sorun Çözme: Ürünlerin gruplandırılması, birlikte satılabilecek veyahut depoda yan yana stoklanması gereken, satışı birlikte olan ürünlerin bir arada tutulması, depo çalışanlarının depoya yeni eklemeler yapmaları, sistemi yönetebilmeleri, iade edilen malların analiz, iade oranını düşürme ve depolanan mallardan yeni bir ürün ya da çözüm üretme gibi birçok işlev, depolama sistemlerinin sorun çözme fonksiyonları arasında yer almaktadır.
  • Stok Rotasyonu: Stok rotasyonu gerekliliğini belirleyebilmek adına; malların üretim tarihi, stoklara giriş tarihi, parti numarası, son kullanma tarihi, seri numarası vb. detaylarını bir arada değerlendiren stok yönetim sistemleri, envanter yönetim yeteneğinin maksimum verimlilik ile kullanılmasına olanak tanır.
  • Raporlama: Depo yönetim sistemlerinde raporlama fonksiyonu işletmelerin satış, stok, üretim bilgileri ve daha birçok detaya dair istatistiksel bilgiler verir. Bununla birlikte raporlama işlevinden müşteriler de faydalanarak, işletmenin müşterilerine çok daha şeffaf bir şekilde hizmet vermesi sağlanır. Satın alma kararlarının, üretim planlamasının ve sipariş yönetiminin daha rasyonel veriler ışığında yapılması da raporlamanın önemli özelliklerinden biridir.
  • İade Yönetimi: Depo yönetim sistemleri işletmeler için iyi bir iade yönetimi sağlar. İşletmelerin iadelerin hangi nedenlerden aldığı, hangi ürün kategorisinde aldığı, iade oranı ve daha birçok bilgiyi gözler önüne serer. İadelerin azaltılması ve iade politikasının yürütülmesi konusunda önemli bir fonksiyon olarak tanımlanabilir.

Depo yönetim sistemleri görev olarak belirli sınırlara sahip değildir ve depo ile alakalı olan her türlü tedarik zinciri halkasına kadar uzanabilir. Seçilen depo yönetim sisteminin kapsamına ya da kalitesine göre yukarıda yer alan özelliklerden daha azı ya da daha fazlası bulunabilir. Peki, depo yönetim sisteminin avantajları tam olarak ne şekilde işletmelerin karşılarına çıkar? Mutlak avantajlar nelerdir?

Depo Yönetim Sisteminin Avantajları

Depo yönetim sisteminin avantajları, işletmelerin üretim faktörlerinde tutun da satın alma eylemlerine ve hatta en önemlisi iş gücü unsuruna kadar uzanır. Artık küçük ölçekli bir işletmenin dahi belirli bir noktadan sonra satışlarını farklı alanlara kaydırması nedeniyle depo yönetim sistemine ihtiyaç duyması söz konusu olur. Bununla birlikte bir işletmenin sürdürülebilir olabilmesi ve gerçek anlamda büyüyebilmesi adına depo yönetim sistemlerinin kullanımı önemli bir zorunluluktur. Depo yönetim sistemleri işletmelere sanıldığından çok daha fazla avantajlar sağlar ve bu avantajları da 7 temel maddede değerlendirmek mümkündür.

1.      Gerçek Zamanlı Takip

İşletmenin stoklarını ve deposundaki ürünlerinin durumunu takip edebilmesi yalnızca depo yönetim sistemleriyle mümkün olur. Stok seviyelerinin hangi zaman aralıklarında düştüğü, hangi dönemlerde stokların zirve yaptığı veya hangi dönemlerde stoklarda ciddi azalmalar meydana geldiği gibi birçok durum depo yönetim sistemleri üzerinden takip edilebilir. Bu özellik de işletmelerin talep-arz dengesini doğru bir şekilde kurgulamalarına yol açacaktır. Depo yönetim sistemleri ürünlerin her birinin karekod, barkod, ürün seri no vb. ürün kimliği oluşturan detaylarla takip edilmesine olanak sağlar. Böylelikle ürünlerin kaybolması, depoda ne şekilde konumlanacağı, raf ömrüne göre ne şekilde bir yaklaşımda bulunulacağı gibi birçok detay, depo yönetim sistemlerinin fonksiyonlarıyla insan gücüne gerek kalmadan saniyeler içerisinde belirlenebilir.

Depo yönetim sistemlerinin depodan kaynaklı fire durumunu neredeyse sıfıra indirmesi söz konusu iken, işletmelerin sevkiyat performansını da çok daha yukarı seviyelere çektiği söylenebilir. Ürünün depoya girişi, depoda nerede konumlandırıldığı, depo hareketleri ve depodan sevkiyata gönderimi gibi birçok süreçte anlık olarak takip sağlanabilir.

2.      Depolama Alanının En İyi Şekilde Kullanılması ve Depolama Maliyetlerinin Düşürülmesi

Depo yönetimi konusunda işletmelerin yaşadıkları en büyük problemlerden biri de depolama alanının iş modeline, iş emirlerine ve ürün özelliklerine göre en optimum seviyede kontrol edilmemesi, haliyle bu durumun işletmelere direkt olarak stok maliyeti olarak yansımasıdır. Depo yönetim sistemleri ise depo planını, ürün özelliklerini, ürünün sevkiyat öncelikleri, ürünün son kullanma tarihi ve daha birçok detayı bir arada analiz ederek, işletmelerin çok daha verimli bir şekilde depolama alanlarını kullanabilmelerine olanak sağlar. Depolama alanı israfının tamamıyla önüne geçerek, işletmelerin stok maliyetlerini çok ciddi anlamda düşürür.

3.      Ürünlerin Stok Özelliklerine Göre Sevki ve İdaresi

Depo yönetim sistemlerinin daha önce ürünlere; karekod, barkod, lot numarası ve daha birçok değişken ekleyebildiğini belirtmiştik. Eklenen bu benzersiz anahtar tanımlamaları sayesinde depo çalışanlarının bir ürün hakkında yorum yapmaları, bir ürünü ne şekilde konumlandıracakları ne şekilde sevkiyata yollayacakları gibi birçok durumu takip etmeleri mümkündür. Ayrıca iade yönetiminin de yine bu şekilde kontrolü söz konusudur. İşletme tarafından satışı yapılmamış bir ürünün, müşteri tarafından iade olarak gönderilmesi durumunda, depo yönetim sistemi olmadan kontrolü söz konusu olmaz. Müşteri beyanına göre hareket edilerek, satışı yapılmamış bir ürünün ve hatta belki işletmeye dahi ait olmayan bir ürünün iadesi kabul edilebilir. Depo yönetim sistemleri ise tam olarak böyle karışıklıkların önüne geçer ve bu tarz noktalarda depo personellerini uyarır. Öte yandan ürünün raf ömrüne göre sevkiyat önceliğine sahip olması, hangi ürünün ne zaman sevkiyata gönderileceği gibi birçok konuda da destek sağlar.

4.      Depo Elemanı Verimliliği ve Kaynakların Optimum Seviyede Kullanımı

İşletmelerin depo elemanı olarak çalıştırdığı personellerin her birinin farklı yetenekleri, farklı özellikleri ve görevleri olabilir. Depoda her işin her personel tarafından yapılması pek söz konusu olabilecek bir durum değildir ve depo görev dağılımının doğru bir şekilde yapılmaması, depodan kaynaklı fire oranının da ciddi oranda artmasına yol açabilir. Depo yönetim sistemleri en doğru zamanda en doğru kişiye en doğru görevi verir. Depo personellerinin günlük çalışma programlarını tasarlar ve görevlerini oluşturur. Depo bazında işletmenin işgücünü en iyi şekilde kullanmaya çalışan bu sistemler, aynı zamanda depo bazlı personel ihtiyacını da raporlar. Böylelikle işletmenin depo bazında işgücünü en verimli şekilde kullanmasını ve en doğru şekilde nasıl kullanabileceğini net bir şekilde ortaya koyar. Personel bazlı gereksiz depo maliyetinin oluşmasının tamamıyla önüne geçer.

5.      Mutlak Kontrol ve Sıfır Hata Odaklı Çalışma

Depo yönetim sistemlerinin yegane amaçlarından biri, bir depoda insan inisiyatifinin en aza indirilmesi, her türlü işlemin bir kurala ve sisteme göre gerçekleştirilmesidir. Yapılan her türlü işlemin ve depo çalışanlarının her türlü faaliyetlerinin dijital olarak takibi depo yönetim sistemleri ile sağlanabilir. Herhangi bir hatada, stok noksanlığında veya fire gibi durumlarda, hatanın kimden kaynaklandığı anında tespit edilebilir. Aynı zamanda depo elemanlarının bu gibi durumlarda daha deneyimli olmasına yardımcı olurken, işletmelerin depo problemlerine karşı çok daha hazırlıklı olmasının önünü açar. Depo yönetim sistemlerin personellerin hatalı depo konulama ya da hatalı toplama gibi işlemler yapmasının da önüne geçer. Personellere ürünler üzerinde ne şekilde çalışacaklarını net bir şekilde belirterek, insan elinin değdiği bölgelerde bile hatanın sıfır olmasına olanak sağlar.

6.      Tedarik Zincirinin Her Bir Halkası ile Uyumlu Çalışma

Depo yönetim sistemlerinin tedarik zinciriyle bağlantılı olduğu ve işletmenin depo yönetiminin, tedarik zincirine göre en iyi şekilde adapte olmasını sağladığı net bir şekilde söylenebilir. Tedarik zincirinin her bir halkası ile alakalı olan depo yönetim sistemleri, depo çalışanlarının mal kabul konusunda ne gibi faaliyetler yürütmeleri gerektiğini belirtir. Bununla birlikte sevkiyatın ne şekilde gerçekleşeceğini de belirler. Tüm bu işlemler sırasında oluşabilecek zaman kaybının en aza inmesine olanak sağlar. Depo sürecinin tedarik zinciri ile mutlak bir düzen içerisinde olmasına yardım ederek, çok ciddi bir zaman ve işgücü tasarrufu sağlar. Depo personellerinin faaliyetlerinin maksimum verimlilikle kullanılabilmesine imkan tanırken, depo personellerinin gereksiz ve üretken olmayan tüm faaliyetlerinin de önüne geçer. Öte yandan ürünlerin sevkiyata en hızlı şekilde hazırlanıp, en hızlı şekilde müşteriye ulaştırılması ve bu sürecin de müşteri tarafından şeffaf bir şekilde takip edilmesi, böylelikle de müşteri memnuniyeti konusunda maksimum düzeye ulaşılabilmesi gibi birçok durum da yine depo yönetim sistemlerinin bir başka önemli avantajları içerisinde yer alır.

7.      Depo Faaliyetlerinin Sürekli İyileştirilmesi

Depo yönetim sistemleri işletmelerin; depo alanları, depo personellerinin hareketleri, ürünlerin durumu, depo faaliyetlerinin problemleri, sevkiyat problemleri, mal kabul problemleri ve daha birçok detayı yakından takip eder. Dijital veriler sayesinde her geçen gün, işletmenin depo faaliyetlerine dair yeni analizler yapılır ve çeşitli tespitler ortaya çıkar. Ortaya çıkan her analiz unsuru ise işletmenin lehine, depo faaliyetlerini sürekli olarak daha iyi noktalara çekebilmesine olanak sağlar. Depo işleyişinde karar değişimleri, faaliyet değişimleri, personel değişimleri ve daha birçok değişim unsuru, depo yönetim sistemleri sayesinde net bir şekilde yapılabilir. Depo yönetim sistemleri, depolarda meydana gelen problemlerin yakından incelenmesini mümkün kılarlar. Böylelikle işletme için depo faaliyetlerinin tümünde ne gibi değişimler yapılacağını belirlerler. Haliyle işletmeler depo faaliyetlerinin sürekli olarak iyileştirilmesi ve bir üst noktaya çıkarılması konusunda uzman destekler alarak, yaptıkları değişimlerin gelecekte fayda sağlayacağından da emin olabilirler.

Depo Yönetim Sistemi Hangi İşletmeler Tarafından Kullanılabilir?

Depo yönetim sistemlerinin hangi işletmeler tarafından kullanılması gerekliliği konusunda sektör ya da net bir ölçek söz konusu değildir. Belirli bir envantere sahip olan, çoklu müşteri sınıfı ile çalışan, orta ölçek ve büyük ölçekte yer alan, depolama faaliyetlerini ölçeği ne olursa olsun daha verimli kılmak isteyen, ürün grubu konusunda birden fazla gruba hakim olma zorunluluğu olan ve benzer birçok özelliğe sahip olan her türlü işletmenin depo yönetim sistemlerinden faydalanması gerekebilir. İşletmelerin özellikle bu alanda neler olup bittiğini yakından görmeleri adına depo yönetim sistemlerini kullanmaları son derece önemlidir. Ayrıca depo yönetim faaliyetleri konusunda net bir stratejiye sahip olmayan ve bu alanda da deneyimli yönetici ya da personellere sahip olmayan her türlü işletme, mutlaka depo yönetim sistemlerinden faydalanmalıdır.

İşletmelerin depo yönetim sisteminde tek amacı, stok maliyetini düşürmek ya da bu konudaki karlılık olmamalıdır. Depo yönetim sistemleri, işletmelerin prestijinden tutun da doğru miktardaki personel kullanımı gibi birçok noktasında önemli karar verici mekanizmalardır. Aynı zamanda müşterilerinizin depo yönetim sistemleri sayesinde sevkiyat faaliyetlerinizi izleyebiliyor olması dahi depo yönetim sistemi kullanımı konusunda bir gereklilik doğurur. İşletme faaliyetleri, çapı, sektör vb. detaylara gerek kalmadan, belirli bir envantere sahip olan her türlü işletmenin mutlaka depo yönetim sistemleriyle işleyişini çok daha üst noktalara çıkarmak amacıyla kullanım gerekliliğine sahip olduğu söylenebilir.

Depo Yönetim Sisteminin Kullanım Amacı Nedir?

Depo yönetim sistemlerinin işletmeler tarafından birçok sebep doğrultusunda kullanıldığı bilinir ancak bunlardan en önemlisi depo düzenidir. Depo düzeni denildiği zaman sadece depodaki ürünlerin doğru bir şekilde konumlandırılması akla gelse de depo yönetim sistemlerinin yeteneklerin bundan çok daha fazlasıdır. Depo yönetim sistemleri, depodaki personelin görev oluşumuna ve personelin de bir düzen içerisinde çalışmasına kadar yardımcı olan sistemlerdir.

Etiketleme, ürün barkodu ya da karekodu oluşturma gibi birçok durumun aslında depo yönetim sistemleri olmadan yapılması mümkündür ancak depo yönetim sistemleri, bu gibi ürün kimlikleri oluşturduğu zaman ürünün her hareketinin kayıt altına alınmasına, bu hareketlerin ise işletmenin tedarik zincirinin her aşamasında takip edilmesine olanak sağlar. Aynı zamanda bu veriler tedarik zincirinin bir parçası olarak kullanılır. Bu detaydan yola çıkılarak işletmelerin depo yönetim sistemi kullanım amaçlarından birinin de özellikle ürün kimliği oluşturma ve ürünlerin dijital anlamda mutlak takibini sağlama olarak belirtilebilir.

Yeniden düzenleme, ürün türüne göre depo konum önceliği, yeni stok girişi ve yönetimi, depo düzeninin otomatikleşmesi, personel yükünün azaltılması, personelin verimli bir şekilde kullanılması, bir konuda yetkinlik sahibi olan personellerin depo içerisinde doğru görevde kullanması gibi birçok etkenin, işletmelerin depo yönetim sistemi kullanmaları konusunda temel amaçları olduğu söylenebilir.

Depo Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir?

Depo yönetim sistemi nasıl seçilir?” gibi bir sorunun, işletmelerin seçim yaparken ilk olarak sormaları gereken sorulardan biri olduğu söylenebilir. İşletmelerin bu tarz sistemler hakkında karar verirken bazı detaylara dikkat ederek seçim yapmaları, her açıdan fayda sağlar. İşletmelerin seçim yaparken dikkat etmeleri gereken bazı parametreler şunlardır:

  • İşletmeye Olan Yatırım Getirisi: Depo yönetim yazılımı tercih edilirken işletmeye olan yatırım getirisinin birçok çerçevede değerlendirilmesi gereklidir. Yazılımın hataları düşürme potansiyeli, gerçek zamanlı bilgi sağlayıp sağlamadığı ve gelişmiş stok doğruluğu sunup sunmadığı, bu çerçeve özelinde dikkat edilmesi gereken hususlardır. Bununla birlikte depo ekipmanları ve elemanları konusunda yazılımın ne denli tasarruf sağlayacağı, ne gibi bir maliyet düşüşü sunacağı da dikkate alınmalıdır. Depolama alanında sağlayıcı fayda ve stok maliyetlerindeki azalış gibi detaylarla birlikte, diğer tüm detayların bir arada toplanıp, yazılımın işletmeye olan genel maliyeti konusunda bir değerlendirme yapılarak doğru depo yönetim sistemi seçimi konusunda değerlendirme yapılabilir.
  • Yapılandırılabilirlik Düzeyi: Her işletmenin gerek sektör gerekse işleyişi bakımından aynı olmadığı söylenebilir. Bununla birlikte işletmenin tedarik zinciri yapısıyla birlikte depo yönetim ihtiyaçlarında zaman zaman değişim gerekliliği de söz konusu olabilir. Seçilecek olan sistemin ise bu değişimlere ne denli ayak uydurabileceği ve işletmenin bu sistemi değişimlere göre ne kadar bir ölçüde yapılandırabileceği gibi bir konu mutlaka seçim kriterleri arasında yer almalıdır.
  • Var Olan Sistemin Eksiklikleri: İşletme halihazırda bir depo yönetim sistemi kullanabiliyor olabilir ancak bu sistemin işletmeye çeşitli nedenlerden ötürü bazı noktalarda yetersiz gelmesi, haliyle yeni bir sisteme geçiş ihtiyacı doğuracaktır. Yeni bir sistem seçimi yaparken de işletmelerin mutlaka var olan sistemin eksikliklerini iyi bir şekilde tespit etmesi ve bu eksiklikleri de mutlaka seçim kriterleri arasında bulundurması gerekir.
  • Şirket ve Depo İşleyişi: Şirketin tedarik süreç yönetimi iyi bir şekilde değerlendirilmeli, tanınmalı ve ele alınmalıdır. Deponun tam olarak işleyişi, personelleri, malzemeleri, sorunları, mal kabul durumu, paketleme, sevkiyat ve tüm fonksiyonlarının durumu da belirlenmelidir. Tüm bunlar hakkında bir rapor oluşturulmalı ve bir taslak ortaya çıkarılmalıdır. Ortaya çıkan rapor ve taslak, sistem seçiminde etkili bir karar noktası olmalıdır.
  • Depo Yönetim Sistemi Yazılımları ve Satıcıları Listesi: Depo yönetim sistemleri ve satıcılarının vaat etmiş oldukları tüm detaylar bir arada toplanmalıdır. Depo yönetim yazılımları ile satıcıların sundukları hizmetler arasında optimum düzeyde değerlendirme yapılmalı ve karar verilmelidir.
  • Bütçe: İşletmenin depo yönetim sistemi için ne kadar bir bütçe ayıracağı seçim konusundaki en önemli parametrelerden biridir. İşletmenin mali yapısında yük oluşturmadan ve aynı zamanda depo işleyişinin, kesin olarak tedarik zincirinde herhangi bir aksama yaratmaması gözeterek depo yönetim sistemi seçimi yapılabilir.
  • Raporlama Yetenekleri: Seçilecek olan depo yönetim sisteminin raporlama kabiliyetinin olabildiğince üst düzey olması büyük önem taşıyan bir noktadır. Depo yönetim sistemlerinin raporlama yetenekleri, aynı zamanda depo işleyişine dair güçlü ve zayıf yönlerin de ortaya çıkmasına, böylelikle işletmenin de depo yönetimi konusunda sürekli olarak gelişimine olanak sağlar.
  • İş Zekası Çözümleri: Seçilecek olan depo yönetim sisteminin iş zekası çözümleri üretebiliyor olması da büyük önem taşıyan bir konudur. Depo yönetim sistemi trendleri, dönemler arası analiz ve geleceğe yönelik çözüm önerileri sağlaması, depo yönetim sistemleri için önemli bir gerekliliktir. Depo yönetimi konusunda iş zekası sayesinde işletmenin bir sonraki adım konusunda fikir alması ya da nasıl bir anlayışla depo yönetimini sürdüreceği gibi konularda geleceğe yönelik adımlar tasarlaması mümkün olur.

Bulut Tabanlı Depo Yönetim Sisteminin Farkı Nedir?

Bulut tabanlı depo yönetim sistemleri son dönemlerin en popüler sistemleri arasında yer alırlar ve global çaptaki birçok işletmenin de artık bulut teknolojiler eşliğinde gelişen depo yönetim sistemlerini tercih ettikleri görülür. Bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinin, tipik depo yönetim sistemlerinden bazı farkları vardır. Söz konusu farklar, bir nevi normal çalışma prensibine sahip olan depo yönetim sistemlerine göre ufak çaplı avantajlar olarak da değerlendirilebilir. Bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinin genel farkları ise şu şekildedir:

  • Siber Güvenlik Seviyesinin Artması: Depo yönetim sistemleri ile siber güvenlik gibi iki kavramın özdeşleştirilmesi pek mümkün olmayabilir ancak web tabanlı sistemler hem müşteri verilerinin hem de işletme verilerinin korunması adına büyük önem taşır. Bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinde ise siber güvenliğin çok daha üst seviyede olduğu bilinirken, bu tarz sistemlerde işletmelerin ekstra siber güvenlik harcamaları yapmaları da söz konusu olmaz.
  • Hız ve Veri Kapasitesi: Bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinin bilgi işlem kapasitesi, normal sistemlere göre kat kat daha üstündür. Özellikle müşterilerin de dahil olduğu depo yönetim sistemlerinde yaşanan aksaklıklar, yavaşlıklar veya sistem kesintileri, bulut sistemlerde neredeyse sıfıra inmektedir. Ayrıca bulut tabanlı sistemlerde veri kapasitesi ve veri saklama kabiliyetinin her açıdan çok daha büyük olduğu da rahatlıkla söylenebilmektedir.
  • Her Yerden Erişim: Depo yönetim sistemlerinin geneli, sadece kurum içi ağ vasıtasıyla görüntülenebilir. Dışarıdan erişim sağlanmak istenmesi durumunda ise birçok protokol devreye girer ve bu durum bazı güvenlik açıkları da meydana getirebilir. Bulut tabanlı sistemlerde ise her yerden her an erişim söz konusudur. Üstelik herhangi bir güvenlik açığı da söz konusu olmaz. Direkt işletme ağına erişim sağlamak yerine bulut tabanlı erişim sağlama özelliği sayesinde depo işleyişinin her lokasyonda ve her anda takibi söz konusu olur.
  • Yetenek Sınırlamasının Azalması: Bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinin yetenek konusunda çok daha gelişmiş oldukları bilinen bir gerçektir ancak bir diğer avantaj ise yetenek sınırlamasının olmamasıdır. Bu tarz sistemlere yeni yetenekler eklemek ve işletmeye göre yeni fonksiyonlar eklemek çok daha kolaydır. Ayrıca işlem yükü arttıkça bulut tabanlı sistemlerde darboğaz yaşama gibi bir durum pek söz konusu olmaz. Öte yandan geleneksel depo yönetim sistemlerinde ise tüm bu detayların biraz daha kısır olduğunu söylemek doğru olacaktır.
  • Ücretsiz, Hızlı ve Kolay Güncellemeler: Bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinin güncel kalması, sürekli olarak gelişimi ve sorun çözümü gibi birçok durum çok daha kolay bir şekilde gerçekleşir. Sadece bir kaynaktan yapılan güncellemeler sayesinde sistemin kendi kendini yenilemesi ve böylelikle yenilemelerin de süreklilik kazanması mümkündür.

Depo Yönetim Sisteminin Tedarik Zincirindeki Yeri

Tedarik sürecinin başarılı olabilmesi ya da sağlıklı bir şekilde çalışabilmesinin en önemli unsurları arasında depo yer alır. Depo yönetimi ne kadar doğru yapılırsa, deponun hem üretime hem siparişlere hem de sevkiyata olan cevabı o derece hızlı olur. Haliyle bu durum da tedarik zincirinde oluşabilecek aksamaların minimum seviyelere inmesine yol açar. Öte yandan maksimum müşteri memnuniyetinin elde edilmesi de yine aynı şekilde depo yönetiminden geçmektedir.

Basit bir örnekle; bir depoda hammaddelerin yanlış bir şekilde konumlandırılması durumunda üretimde aksamalar meydana gelecektir. Üretimde meydana gelen aksamalar ise olası siparişlerin gecikmesine ve aynı zamanda depo yönetiminde yapılan hata nedeniyle sevkiyatın da uzamasına yol açacaktır. Görüldüğü üzere bu durum tedarik zincirinin hemen hemen her halkasında problem oluşturacaktır. Depo yönetim sistemleri, depoya alınan her türlü malın doğru konumlandırmasından tutun da çıkışına, üretilen malların siparişe hazır tutumuna ve hatta sevkiyata kadar her türlü detayı planlar. Bu planlama sayesinde ise tedarik zincirinin önemli bir halkası olan “Depo” kısmında herhangi bir aksama meydana gelmez ve aynı zamanda sürecin çok daha hızlı çalışmasına yardımcı olur.

Depo Yönetim Sistemi Türleri

Depo yönetim sistemi türleri olarak 4 farklı sistemin işletmelerin karşılarına çıktığı söylenebilir. Söz konusu sistemler dışında da farklı türlerde de depo yönetim sistemleri mevcuttur ancak temel olarak bu 4 farklı sistemin çok daha yaygın kullanıldığını söylemek doğru olacaktır. Söz konusu depo yönetim sistemi türleri dışında işletmelerin kendi yapılarına uygun depo yönetim sistemi tasarlatmaları da mümkündür. Genel depo yönetim sistemleri ise şu şekilde özetlenebilir:

  • Bağımsız Depo Yönetim Sistemleri
    Bağımsız depo yönetim sistemlerinin genel anlamda küçük ölçekli işletmeler tarafından kullanıldığı bilinir. Bağımsız sistemlerin aslında şirketteki ERP vb. yazılımlarla birlikte kullanıldığı ve hatta bu sistemlere entegre bir şekilde şirketle uyumlu hale getirildiği söylenebilir. Sınırlı yazılımsal destek bütçesi için ideal olan bu sistem türünün, entegrasyon yetenekleri, depo yönetiminde yeterli düzeyde fayda sağlaması ve iyileştirilmiş müşteri hizmetleri sunması gibi avantajları söz konusudur.
  • Bulut Tabanlı Depo Yönetim Sistemleri
    Merkezi bir bilgi işlem modeli çerçevesinde ve bulut teknolojileri sayesinde veri akışını sağlayan depo yönetim sistemleri, bulut tabanlı depo yönetim sistemleri olarak bilinirler. Depo yönetimi konusunda çoklu lokasyon ihtiyacı olan, ölçek fark etmeksizin her türlü işletmenin kullanabileceği bir depo yönetim sistemi olarak tanımlanabilir. Şirketlerle çok çabuk bir şekilde adapte olan bu sistem, fonksiyonel anlamda da diğer sistemlere göre son derece hızlıdır. Her yerden ulaşılabilir olmasından ötürü özel entegrasyonlar ve güvenlik kurumlarına da gerek yoktur. Kullanım kolaylığı bakımından son derece ideal seviyede olan bu sistemler, maliyet anlamında da en uygun seviyededir ve müşteri memnuniyeti açısından da kullanımı mümkündür.
  • Tedarik Zinciri Yönetim Sistemleri
    Tedarik zinciri yönetim sistemleri içerisinde depo yönetim sistemleri de yer alır ancak bu sistemler doğrudan bir depo yönetim sistemi olarak adlandırılamazlar. Tedarik zinciri ile depo arasındaki bağın incelenmesi, tedarik zincirinin depo ile tam uyumlu çalışması ve tedarik zincirindeki tüm etkenlerin otomatikleşmesine olanak sağlayan bu sistemler, haliyle belirli ölçüde depo yönetimi de sağlamaktadırlar. Öte yandan birden fazla tedarik zincirine sahip işletmeler için son derece ideal bir depo yönetim sistemi olarak da tanımlanması mümkündür. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin kullanabileceği bu sistemler, yüksek esneklik sağlamaktadırlar. Deponun tedarik zinciri ile tam anlamıyla bir bütün olarak çalışması konusunda tedarik zinciri yönetim sistemleri en çok tercih edilen sistemler olarak bilinirler.
  • ERP Sistemleri
    Kurumsal Kaynak Planlama yazılımları olarak bilinen ERP sistemlerinin, işletmenin tüm kaynaklarının takibi için kullanıldığı bilinir. Haliyle depo da ERP programlarının kapsama alanına girer ve depo yönetimi konusunda özellikle finansal anlamda çeşitli çözümler sağlar. Ölçek olarak her büyüklükteki işletmenin kullanabileceği bu sistemlerin maliyet anlamında, doğrudan depo yönetim sistemlerine göre son derece pahalı oldukları söylenebilir. Gelişmiş raporlama ve planlama sağlayan bu sistemlerin, müşteri ilişkileri yönetimi konusunda da üst düzey bir hizmet sunduğu bilinir.

Depo Yönetim Sistemlerinin Genel Çalışma Mantığı

Depo yönetim sistemlerinin işletmede ne gibi bir faaliyette bulunacağını anlayabilmek adına öncelikle bu sistemlerin çalışma mantığı üzerinde durmak gerekir. Çalışma mantığının kavranmasıyla birlikte ilerleyen süreçte depo yönetim sistemi seçimi yapmak çok daha kolay olacaktır. Çalışma mantığı ise genel manada şu şekilde özetlenebilir:

Bölüm 1: Envanter Yönetimi:

  • Adım1 Malların Kabulü: Tedarikçilerinize herhangi bir sipariş vermek istediğiniz depo yönetim sistemi tüm tedarikçilerin verilerini bir yerde toplayarak, onların envanterleri hakkında bilgi verir. Sonrasında barkod kontrolünün ardından sipariş işleme alınır ve e-posta ile tedarikçiye iletilir. Bu süreçte sizin envanter durumunuz da dikkate alınan bir başka detay olarak tanımlanabilir.
  • Adım2 Yönlendirme: Depoya gelen malın türü ya da amacı ne olursa olsun depo yönetim sistemi, giriş yapacak olan malın doğru bir yerde konumlandırılmasına olanak sağlar. Depo görevlilerinin hangi malı hangi bölgeye ve hangi rafa yerleştireceklerine kadar tüm bilgiler ya da görev dağılımları bu aşamada gerçekleşmiş olur. Ayrıca depoda yeni bir kanal açma, yerleştirme ve depolama gibi konularda her zaman için en iyi olan hedeflenir.
  • Adım3 Stokların Takibi ve Tahsisi: Stokların takibinin şirket yöneticileri ve özellikle depoyla ilgili olan birimlerin en doğru şekilde yapmalarına olanak sağlayan depo yönetim sistemleri, stokların ne şekilde daha verimli kullanılacağı konusunda da katkı sağlar. Hangi stok durumunun ne zaman boşaltılacağı ya da hangi stok kapasitesinin ne zaman maksimum kapasite ile kullanılacağı gibi kararların verilmesi konusunda depo yönetim sistemlerinin katkılarının son derece büyük olduğu söylenebilir.

Bölüm 2: Sipariş Yönetimi

  • Adım4 Toplama: İşletmenin müşterilerinden almış olduğu siparişler neticesinde ürünlerin ne şekilde depolama sahasında toplanacağı depo yönetim sistemlerinin en önemli fonksiyonları arasında yer alır. Toplama fonksiyonu sayesinde sipariş önceliğine göre hangi ürünün deponun neresinde konumlanacağı çok kolay bir şekilde tespit edilir. Siparişe göre yapılacak sevkiyat durumunda karışıklığın çok ciddi anlamda önüne geçilmiş olunur.
  • Adım5 Paketleme: Optimum paketleme işleminin yapılması konusundaki öneriler, depo yönetim sistemleri tarafından sağlanmaktadır. Ürünün etiketlerinin çıkarılması, ürün paketin üzerine yapıştırılması, hangi sevkiyat aracına göre ne şekilde paketleme yapılacağı gibi birçok detay paketleme aşamasında bireylerin karşılarına çıkar. Takip numaraları, adresler, müşteri bilgileri ve daha birçok detay, depo yönetim sistemlerinin paketleme fonksiyonu sayesinde saniyeler içerisinde gerçekleşir.
  • Adım6 Devam Eden İşlem: Bazı özelleştirilmiş olan depo yönetim sistemlerinde, devam eden işlem özelliği sayesinde ürünün hangi aşamada olduğu çok net bir şekilde görüntülenebilir. Ürünün paketleme, sevkiyat, dağıtım vb. aşamalarda olup olmadığı gibi birçok detay hem müşteriler hem de işletme yöneticileri tarafından kolaylıkla görülür. Böylelikle bir ürünün çeşitli aşamalarda zarar görmesi ya da kaybolması gibi durumlarda da kolaylıkla tespit edilmesi söz konusu olur. Ayrıca böylesi bir şeffaf hizmet nedeniyle müşteri memnuniyetine de katkısı olacaktır.
  • Adım7 Sevkiyat: Siparişlerin, depodan doğru sevkiyat araçları ve yöntemleriyle çıkarılmasına olanak sağlayan depo yönetim sistemleri, ayrıca bu aşamada depo kaynaklı işlem yavaşlıklarının da en aza indirilmesine olanak sağlar. Sevkiyat aşamasının doğru bir şekilde yönetilmesini amaçlayan depo yönetim sistemleri, doğru ürünün doğru müşteriye, en kısa sürede ve sıfır hata ile teslim edilmesine olanak sağlar.
  • Adım8 İadeler: İadeler de depo yönetim sistemlerinin en çok ilgilendikleri detaylar arasında yer alır. İadelerin nedeni, iadelerin stoklara yansıması, iadelerin detaylı takibi, iade raporları, iadeye dair gerekiyorsa ödeme emirleri gibi birçok detayın depo yönetim sistemlerinin çalışma alanına girdiğini söylemek mümkündür. İade sürecinin, depoda ve diğer tedarik zinciri halkalarında en ufak bir probleme dahi neden olmamasını sağlayan depo yönetim sistemleri, iadeye dair her adımı otomatikleştirerek, işletmeye ve depo personellerine de ciddi anlamda kolaylık sağlar.

Bölüm3: Raporlama ve Analiz

  • Adım9 Güvenlik Kontrolü: Deponun her noktasında, her aşamasında ve her fonksiyonunda neler olup bittiğinin takibini sağlayan depo yönetim sistemleri, bununla birlikte sadece işi olan ve yetkisi olan kişilerin, depoya dair ya da tedarik zincirine dair detaylara erişmesine olanak sağlar.
  • Adım10 Analiz: En üretken çalışanınınız, deponun başlıca problemleri, en yüksek satış sezonu, satışa neden olan etkenler, saha yönetimi ayrıntıları, depo yönetiminin genel performansı ve daha birçok detayı analiz eden depo yönetim sistemleri, aynı zamanda bu analizler sonucunda da raporlar sunarak, işletmenin bu alanda her zaman için kendini geliştirmesine olanak sağlar.

Depo Yönetim Sistemi Kullanmanın Herhangi Bir Zorluğu Var mı?

Depo yönetim sistemi kullanmanın, depo yönetim sistemi edinmenin ve bir şirkete depo yönetim sistemi entegresinin herhangi bir zorluğu söz konusu değildir. Asıl depo yönetim sistemi kullanmayan işletmelerin çok daha zor süreçlerle karşı karşıya kalacaklarını söylemek doğru olacaktır.

Depo yönetim sistemleri konusunda personele verilen eğitimler, herhangi bir sorun anında sunulan destek hizmetleri, depo yönetim sistemlerinin kendi analiz yetenekleri ve daha birçok detay, bu tarz sistemlerin çok daha kolay bir şekilde kullanımına olanak sağlar. Deponun yönetimine dair her departmanın, her personelin ve işletme içerisinde belirli kıdemi olan her bireyin, kendine özgü kullanabileceği, basit bir tabirle “ekranları” sayesinde istediği verilere çok kolay bir şekilde erişimi söz konusu olur. Gerek şirket işleyişinin gerek personelin gerekse yöneticilerin bu tarz sistemlere adapte olma sürelerinin tahmin edilen de kısa olduğunu söylemek mümkündür.