İşletmelerin tedarik zincirindeki en önemli halkalarından biri depo olarak bilinir ve kusursuz işleyen bir depo yönetimi, işletmenin müşteri memnuniyeti başta olmak üzere karlılığına kadar yansır. Küçük ölçekli işletmelerin belirli bir kısmında depo yönetimi insan gücü ya da yönetimi ile gerçekleşebilir ancak küçükten orta ölçeğe geçmeye hazır olan işletmelerin, orta ölçekli işletmelerin ve büyük ölçekli işletmelerin depo yönetimlerini insan gücü ve kontrolünde yapmaları imkansızdır. Bazı depolarda milyonlarca ürün, bazı depolarda ise milyonlarca türde ürün olabilir. Milyonlarca olmasına gerek kalmadan binlerce ürünün dahi yönetimi çok büyük yük anlamına gelir. İşte tam olarak bu noktada depo yönetim sistemleri devreye girer ve bu sistemler sayesinde işletmeler kusursuz bir depo yönetimi elde ederler. Böylelikle tedarik zincirinin en önemli halkalarından biri olarak bilinen deponun ise depo yönetim sistemleri sayesinde tedarik zincirinde herhangi bir aksaklığa neden olmasının büyük anlamda önüne geçilir.
Depo yönetim sistemi; üretim faaliyetleri, vadeli stoklama, ürün satış, tedarik, lojistik ve daha birçok detay özelinde kullanılan deponun görevini tam anlamıyla yerine getirmesiyle yükümlü bir sistemdir. Depo yönetimi konusunda hata payının en aza indirilmesi ve mümkün olduğunca az hatayla işlemesi oldukça önemlidir. Söz konusu sistemde insan elinin dahil olduğu noktalarda dahi hata payını en aza indirmek, depo yönetim sistemlerinin görevlerinden biridir. Çeşitli onaylamalar ve doğrulamalarla, tedarik zinciriyle uyumlu bir şekilde çalışması gerekliliğine sahiptir. İşletmelere; zaman, verimlilik, karlılık, insan gücü, stok maliyeti ve daha birçok unsur özelinde kazanç sağlayarak, işletmenin hizmetlerini çok daha kusursuz bir şekilde müşterilerine sunmasına yardımcı olur. Depo yönetimi sistemi ya da depo yönetim yazılımları sayesinde depo büyüklüğü ya da işletme ölçeği fark etmeksizin depo tedarik zincirindeki görevlerini başarıyla yerine getirebilir.
Depo yönetim sistemlerinin görevleri; katalog, stok takibi, sorun çözme, stok rotasyonu, iade kontrolü, etiketleme ve raporlama gibi temel görevler olarak bilinir. Elbette ki her bir temel görev, altında birçok görevi de barındırır ve depo yönetimine dair birçok işi de halleder. Depo yönetim sistemlerinin görevleri aslında bir nevi depo yönetim sistemlerinin sahip olmaları gereken özellikleri olarak da tanımlanabilir. Bununla birlikte her işletmenin tedarik zinciri yapısına göre depo yönetim sistemlerinin de uyumlu olması ya da yeniden tasarlanabilmesi önemlidir. Depo yönetim sistemlerinin görevleri ve bu görevlerin tanımları ise şu şekilde ifade edilebilir:
Depo yönetim sistemleri görev olarak belirli sınırlara sahip değildir ve depo ile alakalı olan her türlü tedarik zinciri halkasına kadar uzanabilir. Seçilen depo yönetim sisteminin kapsamına ya da kalitesine göre yukarıda yer alan özelliklerden daha azı ya da daha fazlası bulunabilir. Peki, depo yönetim sisteminin avantajları tam olarak ne şekilde işletmelerin karşılarına çıkar? Mutlak avantajlar nelerdir?
Depo yönetim sisteminin avantajları, işletmelerin üretim faktörlerinde tutun da satın alma eylemlerine ve hatta en önemlisi iş gücü unsuruna kadar uzanır. Artık küçük ölçekli bir işletmenin dahi belirli bir noktadan sonra satışlarını farklı alanlara kaydırması nedeniyle depo yönetim sistemine ihtiyaç duyması söz konusu olur. Bununla birlikte bir işletmenin sürdürülebilir olabilmesi ve gerçek anlamda büyüyebilmesi adına depo yönetim sistemlerinin kullanımı önemli bir zorunluluktur. Depo yönetim sistemleri işletmelere sanıldığından çok daha fazla avantajlar sağlar ve bu avantajları da 7 temel maddede değerlendirmek mümkündür.
İşletmenin stoklarını ve deposundaki ürünlerinin durumunu takip edebilmesi yalnızca depo yönetim sistemleriyle mümkün olur. Stok seviyelerinin hangi zaman aralıklarında düştüğü, hangi dönemlerde stokların zirve yaptığı veya hangi dönemlerde stoklarda ciddi azalmalar meydana geldiği gibi birçok durum depo yönetim sistemleri üzerinden takip edilebilir. Bu özellik de işletmelerin talep-arz dengesini doğru bir şekilde kurgulamalarına yol açacaktır. Depo yönetim sistemleri ürünlerin her birinin karekod, barkod, ürün seri no vb. ürün kimliği oluşturan detaylarla takip edilmesine olanak sağlar. Böylelikle ürünlerin kaybolması, depoda ne şekilde konumlanacağı, raf ömrüne göre ne şekilde bir yaklaşımda bulunulacağı gibi birçok detay, depo yönetim sistemlerinin fonksiyonlarıyla insan gücüne gerek kalmadan saniyeler içerisinde belirlenebilir.
Depo yönetim sistemlerinin depodan kaynaklı fire durumunu neredeyse sıfıra indirmesi söz konusu iken, işletmelerin sevkiyat performansını da çok daha yukarı seviyelere çektiği söylenebilir. Ürünün depoya girişi, depoda nerede konumlandırıldığı, depo hareketleri ve depodan sevkiyata gönderimi gibi birçok süreçte anlık olarak takip sağlanabilir.
Depo yönetimi konusunda işletmelerin yaşadıkları en büyük problemlerden biri de depolama alanının iş modeline, iş emirlerine ve ürün özelliklerine göre en optimum seviyede kontrol edilmemesi, haliyle bu durumun işletmelere direkt olarak stok maliyeti olarak yansımasıdır. Depo yönetim sistemleri ise depo planını, ürün özelliklerini, ürünün sevkiyat öncelikleri, ürünün son kullanma tarihi ve daha birçok detayı bir arada analiz ederek, işletmelerin çok daha verimli bir şekilde depolama alanlarını kullanabilmelerine olanak sağlar. Depolama alanı israfının tamamıyla önüne geçerek, işletmelerin stok maliyetlerini çok ciddi anlamda düşürür.
Depo yönetim sistemlerinin daha önce ürünlere; karekod, barkod, lot numarası ve daha birçok değişken ekleyebildiğini belirtmiştik. Eklenen bu benzersiz anahtar tanımlamaları sayesinde depo çalışanlarının bir ürün hakkında yorum yapmaları, bir ürünü ne şekilde konumlandıracakları ne şekilde sevkiyata yollayacakları gibi birçok durumu takip etmeleri mümkündür. Ayrıca iade yönetiminin de yine bu şekilde kontrolü söz konusudur. İşletme tarafından satışı yapılmamış bir ürünün, müşteri tarafından iade olarak gönderilmesi durumunda, depo yönetim sistemi olmadan kontrolü söz konusu olmaz. Müşteri beyanına göre hareket edilerek, satışı yapılmamış bir ürünün ve hatta belki işletmeye dahi ait olmayan bir ürünün iadesi kabul edilebilir. Depo yönetim sistemleri ise tam olarak böyle karışıklıkların önüne geçer ve bu tarz noktalarda depo personellerini uyarır. Öte yandan ürünün raf ömrüne göre sevkiyat önceliğine sahip olması, hangi ürünün ne zaman sevkiyata gönderileceği gibi birçok konuda da destek sağlar.
İşletmelerin depo elemanı olarak çalıştırdığı personellerin her birinin farklı yetenekleri, farklı özellikleri ve görevleri olabilir. Depoda her işin her personel tarafından yapılması pek söz konusu olabilecek bir durum değildir ve depo görev dağılımının doğru bir şekilde yapılmaması, depodan kaynaklı fire oranının da ciddi oranda artmasına yol açabilir. Depo yönetim sistemleri en doğru zamanda en doğru kişiye en doğru görevi verir. Depo personellerinin günlük çalışma programlarını tasarlar ve görevlerini oluşturur. Depo bazında işletmenin işgücünü en iyi şekilde kullanmaya çalışan bu sistemler, aynı zamanda depo bazlı personel ihtiyacını da raporlar. Böylelikle işletmenin depo bazında işgücünü en verimli şekilde kullanmasını ve en doğru şekilde nasıl kullanabileceğini net bir şekilde ortaya koyar. Personel bazlı gereksiz depo maliyetinin oluşmasının tamamıyla önüne geçer.
Depo yönetim sistemlerinin yegane amaçlarından biri, bir depoda insan inisiyatifinin en aza indirilmesi, her türlü işlemin bir kurala ve sisteme göre gerçekleştirilmesidir. Yapılan her türlü işlemin ve depo çalışanlarının her türlü faaliyetlerinin dijital olarak takibi depo yönetim sistemleri ile sağlanabilir. Herhangi bir hatada, stok noksanlığında veya fire gibi durumlarda, hatanın kimden kaynaklandığı anında tespit edilebilir. Aynı zamanda depo elemanlarının bu gibi durumlarda daha deneyimli olmasına yardımcı olurken, işletmelerin depo problemlerine karşı çok daha hazırlıklı olmasının önünü açar. Depo yönetim sistemlerin personellerin hatalı depo konulama ya da hatalı toplama gibi işlemler yapmasının da önüne geçer. Personellere ürünler üzerinde ne şekilde çalışacaklarını net bir şekilde belirterek, insan elinin değdiği bölgelerde bile hatanın sıfır olmasına olanak sağlar.
Depo yönetim sistemlerinin tedarik zinciriyle bağlantılı olduğu ve işletmenin depo yönetiminin, tedarik zincirine göre en iyi şekilde adapte olmasını sağladığı net bir şekilde söylenebilir. Tedarik zincirinin her bir halkası ile alakalı olan depo yönetim sistemleri, depo çalışanlarının mal kabul konusunda ne gibi faaliyetler yürütmeleri gerektiğini belirtir. Bununla birlikte sevkiyatın ne şekilde gerçekleşeceğini de belirler. Tüm bu işlemler sırasında oluşabilecek zaman kaybının en aza inmesine olanak sağlar. Depo sürecinin tedarik zinciri ile mutlak bir düzen içerisinde olmasına yardım ederek, çok ciddi bir zaman ve işgücü tasarrufu sağlar. Depo personellerinin faaliyetlerinin maksimum verimlilikle kullanılabilmesine imkan tanırken, depo personellerinin gereksiz ve üretken olmayan tüm faaliyetlerinin de önüne geçer. Öte yandan ürünlerin sevkiyata en hızlı şekilde hazırlanıp, en hızlı şekilde müşteriye ulaştırılması ve bu sürecin de müşteri tarafından şeffaf bir şekilde takip edilmesi, böylelikle de müşteri memnuniyeti konusunda maksimum düzeye ulaşılabilmesi gibi birçok durum da yine depo yönetim sistemlerinin bir başka önemli avantajları içerisinde yer alır.
Depo yönetim sistemleri işletmelerin; depo alanları, depo personellerinin hareketleri, ürünlerin durumu, depo faaliyetlerinin problemleri, sevkiyat problemleri, mal kabul problemleri ve daha birçok detayı yakından takip eder. Dijital veriler sayesinde her geçen gün, işletmenin depo faaliyetlerine dair yeni analizler yapılır ve çeşitli tespitler ortaya çıkar. Ortaya çıkan her analiz unsuru ise işletmenin lehine, depo faaliyetlerini sürekli olarak daha iyi noktalara çekebilmesine olanak sağlar. Depo işleyişinde karar değişimleri, faaliyet değişimleri, personel değişimleri ve daha birçok değişim unsuru, depo yönetim sistemleri sayesinde net bir şekilde yapılabilir. Depo yönetim sistemleri, depolarda meydana gelen problemlerin yakından incelenmesini mümkün kılarlar. Böylelikle işletme için depo faaliyetlerinin tümünde ne gibi değişimler yapılacağını belirlerler. Haliyle işletmeler depo faaliyetlerinin sürekli olarak iyileştirilmesi ve bir üst noktaya çıkarılması konusunda uzman destekler alarak, yaptıkları değişimlerin gelecekte fayda sağlayacağından da emin olabilirler.
Depo yönetim sistemlerinin hangi işletmeler tarafından kullanılması gerekliliği konusunda sektör ya da net bir ölçek söz konusu değildir. Belirli bir envantere sahip olan, çoklu müşteri sınıfı ile çalışan, orta ölçek ve büyük ölçekte yer alan, depolama faaliyetlerini ölçeği ne olursa olsun daha verimli kılmak isteyen, ürün grubu konusunda birden fazla gruba hakim olma zorunluluğu olan ve benzer birçok özelliğe sahip olan her türlü işletmenin depo yönetim sistemlerinden faydalanması gerekebilir. İşletmelerin özellikle bu alanda neler olup bittiğini yakından görmeleri adına depo yönetim sistemlerini kullanmaları son derece önemlidir. Ayrıca depo yönetim faaliyetleri konusunda net bir stratejiye sahip olmayan ve bu alanda da deneyimli yönetici ya da personellere sahip olmayan her türlü işletme, mutlaka depo yönetim sistemlerinden faydalanmalıdır.
İşletmelerin depo yönetim sisteminde tek amacı, stok maliyetini düşürmek ya da bu konudaki karlılık olmamalıdır. Depo yönetim sistemleri, işletmelerin prestijinden tutun da doğru miktardaki personel kullanımı gibi birçok noktasında önemli karar verici mekanizmalardır. Aynı zamanda müşterilerinizin depo yönetim sistemleri sayesinde sevkiyat faaliyetlerinizi izleyebiliyor olması dahi depo yönetim sistemi kullanımı konusunda bir gereklilik doğurur. İşletme faaliyetleri, çapı, sektör vb. detaylara gerek kalmadan, belirli bir envantere sahip olan her türlü işletmenin mutlaka depo yönetim sistemleriyle işleyişini çok daha üst noktalara çıkarmak amacıyla kullanım gerekliliğine sahip olduğu söylenebilir.
Depo yönetim sistemlerinin işletmeler tarafından birçok sebep doğrultusunda kullanıldığı bilinir ancak bunlardan en önemlisi depo düzenidir. Depo düzeni denildiği zaman sadece depodaki ürünlerin doğru bir şekilde konumlandırılması akla gelse de depo yönetim sistemlerinin yeteneklerin bundan çok daha fazlasıdır. Depo yönetim sistemleri, depodaki personelin görev oluşumuna ve personelin de bir düzen içerisinde çalışmasına kadar yardımcı olan sistemlerdir.
Etiketleme, ürün barkodu ya da karekodu oluşturma gibi birçok durumun aslında depo yönetim sistemleri olmadan yapılması mümkündür ancak depo yönetim sistemleri, bu gibi ürün kimlikleri oluşturduğu zaman ürünün her hareketinin kayıt altına alınmasına, bu hareketlerin ise işletmenin tedarik zincirinin her aşamasında takip edilmesine olanak sağlar. Aynı zamanda bu veriler tedarik zincirinin bir parçası olarak kullanılır. Bu detaydan yola çıkılarak işletmelerin depo yönetim sistemi kullanım amaçlarından birinin de özellikle ürün kimliği oluşturma ve ürünlerin dijital anlamda mutlak takibini sağlama olarak belirtilebilir.
Yeniden düzenleme, ürün türüne göre depo konum önceliği, yeni stok girişi ve yönetimi, depo düzeninin otomatikleşmesi, personel yükünün azaltılması, personelin verimli bir şekilde kullanılması, bir konuda yetkinlik sahibi olan personellerin depo içerisinde doğru görevde kullanması gibi birçok etkenin, işletmelerin depo yönetim sistemi kullanmaları konusunda temel amaçları olduğu söylenebilir.
“Depo yönetim sistemi nasıl seçilir?” gibi bir sorunun, işletmelerin seçim yaparken ilk olarak sormaları gereken sorulardan biri olduğu söylenebilir. İşletmelerin bu tarz sistemler hakkında karar verirken bazı detaylara dikkat ederek seçim yapmaları, her açıdan fayda sağlar. İşletmelerin seçim yaparken dikkat etmeleri gereken bazı parametreler şunlardır:
Bulut tabanlı depo yönetim sistemleri son dönemlerin en popüler sistemleri arasında yer alırlar ve global çaptaki birçok işletmenin de artık bulut teknolojiler eşliğinde gelişen depo yönetim sistemlerini tercih ettikleri görülür. Bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinin, tipik depo yönetim sistemlerinden bazı farkları vardır. Söz konusu farklar, bir nevi normal çalışma prensibine sahip olan depo yönetim sistemlerine göre ufak çaplı avantajlar olarak da değerlendirilebilir. Bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinin genel farkları ise şu şekildedir:
Tedarik sürecinin başarılı olabilmesi ya da sağlıklı bir şekilde çalışabilmesinin en önemli unsurları arasında depo yer alır. Depo yönetimi ne kadar doğru yapılırsa, deponun hem üretime hem siparişlere hem de sevkiyata olan cevabı o derece hızlı olur. Haliyle bu durum da tedarik zincirinde oluşabilecek aksamaların minimum seviyelere inmesine yol açar. Öte yandan maksimum müşteri memnuniyetinin elde edilmesi de yine aynı şekilde depo yönetiminden geçmektedir.
Basit bir örnekle; bir depoda hammaddelerin yanlış bir şekilde konumlandırılması durumunda üretimde aksamalar meydana gelecektir. Üretimde meydana gelen aksamalar ise olası siparişlerin gecikmesine ve aynı zamanda depo yönetiminde yapılan hata nedeniyle sevkiyatın da uzamasına yol açacaktır. Görüldüğü üzere bu durum tedarik zincirinin hemen hemen her halkasında problem oluşturacaktır. Depo yönetim sistemleri, depoya alınan her türlü malın doğru konumlandırmasından tutun da çıkışına, üretilen malların siparişe hazır tutumuna ve hatta sevkiyata kadar her türlü detayı planlar. Bu planlama sayesinde ise tedarik zincirinin önemli bir halkası olan “Depo” kısmında herhangi bir aksama meydana gelmez ve aynı zamanda sürecin çok daha hızlı çalışmasına yardımcı olur.
Depo yönetim sistemi türleri olarak 4 farklı sistemin işletmelerin karşılarına çıktığı söylenebilir. Söz konusu sistemler dışında da farklı türlerde de depo yönetim sistemleri mevcuttur ancak temel olarak bu 4 farklı sistemin çok daha yaygın kullanıldığını söylemek doğru olacaktır. Söz konusu depo yönetim sistemi türleri dışında işletmelerin kendi yapılarına uygun depo yönetim sistemi tasarlatmaları da mümkündür. Genel depo yönetim sistemleri ise şu şekilde özetlenebilir:
Depo yönetim sistemlerinin işletmede ne gibi bir faaliyette bulunacağını anlayabilmek adına öncelikle bu sistemlerin çalışma mantığı üzerinde durmak gerekir. Çalışma mantığının kavranmasıyla birlikte ilerleyen süreçte depo yönetim sistemi seçimi yapmak çok daha kolay olacaktır. Çalışma mantığı ise genel manada şu şekilde özetlenebilir:
Depo yönetim sistemi kullanmanın, depo yönetim sistemi edinmenin ve bir şirkete depo yönetim sistemi entegresinin herhangi bir zorluğu söz konusu değildir. Asıl depo yönetim sistemi kullanmayan işletmelerin çok daha zor süreçlerle karşı karşıya kalacaklarını söylemek doğru olacaktır.
Depo yönetim sistemleri konusunda personele verilen eğitimler, herhangi bir sorun anında sunulan destek hizmetleri, depo yönetim sistemlerinin kendi analiz yetenekleri ve daha birçok detay, bu tarz sistemlerin çok daha kolay bir şekilde kullanımına olanak sağlar. Deponun yönetimine dair her departmanın, her personelin ve işletme içerisinde belirli kıdemi olan her bireyin, kendine özgü kullanabileceği, basit bir tabirle “ekranları” sayesinde istediği verilere çok kolay bir şekilde erişimi söz konusu olur. Gerek şirket işleyişinin gerek personelin gerekse yöneticilerin bu tarz sistemlere adapte olma sürelerinin tahmin edilen de kısa olduğunu söylemek mümkündür.
EN