E-İrsaliye ve E-Fatura Nedir? E-Ticarette Ne Gibi Avantajları Vardır?

12.08.2021

E-İrsaliye ve E-Fatura Nedir? E-Ticarette Ne Gibi Avantajları Vardır?

E-irsaliye ve e-fatura, e-dönüşüm süreci kapsamında işletmelerin karşılarına çıkmış olan iki farklı kavramdır. E-irsaliye ve e-faturanın en temel amacı, işletmelerin gerek irsaliye işlemlerinin gerekse fatura kesim işlemlerinin artık elektronik ortamlara taşınarak hem kayıt dışılığın önüne geçmek hem de bu konulardaki kağıt yükünden de tasarruf etmektir. E-irsaliye ve e-fatura gibi iki önemli belge, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen esaslara göre elektronik ortamda düzenlenir, ilgili işletmelere iletilir, muhafaza edilir ve aynı zamanda gerektiğinde de ibraz edilirler. Düzenleme, iletme, muhafaza ve ibraz gibi noktalarda arasında gerek e-irsaliye gerekse e-fatura için en önemli avantajlar bu belgelerin elektronik ortamlarda çok daha güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi ve aynı zamanda yine elektronik ortam üzerinden her türlü muhataba iletilebilmeleridir. Bu iki nokta e-irsaliye ve e-fatura gibi iki kavramın işletmelere sağlamış olduğu önemli avantajların başında yer almaktadır.

Her ne kadar şu an için işletmelerin e-fatura ve e-irsaliye konusunda belirli bir noktaya kadar zorunlulukları olmasa da ilerleyen süreçte artık işletmelerin bu kavramları tam anlamıyla benimsemeleri gerekliliği ortaya çıkacaktır. Bu nedenle işletmelerin bu kavramları daha yakından tanımaları ve bu kavramlara ilişkin sistemler hakkında bilgi sahibi olmaları önem niteliği yüksek olan bir konudur.

E-İrsaliye Nedir?

487 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında kağıt irsaliyenin birebir yerini tutan, e-irsaliye zorunluluğu olan işletmelerin; kağıt irsaliyede yer alan tüm bilgileri elektronik ortamda düzenleyip, muhataplara ilettikleri, sakladıkları ve gerektiğinde ibraz ettikleri elektronik belgeye e-irsaliye denir. Kağıt irsaliye ile içerdikleri bilgilerde herhangi bir farklılık yoktur ve hatta e-irsaliyede, kağıt irsaliyeye ek olarak, malın taşınmasında görevli aracın ve şoförün plakası gibi bilgileri de yer almaktadır. E-irsaliyenin kabulü, iadesi ya da hatalar nedeniyle ortaya çıkan aksaklıkların taraflar arasında giderilmesi gibi birçok süreç de yine elektronik ortam üzerinden çok rahat bir şekilde gerçekleşmektedir.

Genel manada kapalı bir sistemde çalışıyor olmasından ötürü e-irsaliye mükellefleri arasında gönderim yapılabilirken, satıcı tarafından düzenlenen e-irsaliye belgesi, mali mühürle onaylandıktan sonra GİB’e iletilmektedir. Teknik kontrollerin sağlanmasının hemen ardından ise GİB, e-irsaliyenin muhatap firmaya ulaştırılmasını sağlar ve böylelikle taraflar arasında kağıt irsaliyenin düzenlenmesi, iletilmesi ve muhafaza edilmesi gibi sorumlulukların yükü ciddi oranda azalmış olur. E-irsaliye konusunda işletmelerin tek tek GİB sistemi tarafından düzenleme yapmaları gerekliliği de çeşitli yazılımlar sayesinde ortadan kalkmıştır. Çeşitli yazılımlar sayesinde gerekli olan entegrasyon işlemleri yapılır ve direkt olarak işletmelerin e-irsaliye düzenleme işlemleri bu yazılımlar sayesinde kusursuz bir şekilde gerçekleştirilir.

E-İrsaliye ile Kağıt İrsaliye Arasındaki Farklar Nelerdir?

Kağıt irsaliye ile e-irsaliye arasındaki farklara göz atılması durumunda ilk olarak dikkat edilmesi gereken nokta, kağıt irsaliye ile e-irsaliye arasında hukuki bir farklılık olup olmadığıdır. İki irsaliye türünün de herhangi bir şekilde hukuki farklılığı söz konusu değildir. Bir önceki başlıkta da belirtmiş olduğumuz üzere kağıt irsaliyede araç plakası ve şoför bilgileri yer almazken, e-irsaliyede söz konusu bilgiler yer alır. E-irsaliyede kabul, ret veya düzenleme işlemleri doğrudan taraflar arasında elektronik ortam üzerinden gerçekleştirilebilir.

E-İrsaliye Nasıl Gönderilir?

E-irsaliye düzenlemek ve göndermek adına en temel şart, alıcının da e-irsaliye mükellefi olmasıdır. E-irsaliye sistemine kaydı olmayan bir alıcı için e-irsaliye belgesi düzenlemek mümkün değildir. Bu durumda e-arşiv ve kağıt irsaliye ile gönderim yapmak söz konusu olabilir. Eğer iki taraf da e-irsaliye sistemine kayıtlı ise öncelikle satıcının e-fatura düzenlemesi gerekliliği vardır. E-fatura düzenlenmesinin hemen ardından GİB sisteminden ya da işletmelerin bu işlemler için kullanmış oldukları destek yazılımlarından düzenleme ve gönderim işlemleri gerçekleşir. E-faturanın gönderilmediği herhangi bir durumda, e-irsaliyenin de karşı tarafa iletilememesi söz konusudur.

E-İrsaliye Avantajları Nelerdir?

E-irsaliyenin en önemli ve genel avantajı, birçok kalemde maliyet anlamında ciddi tasarruflar sağlamasıdır. Öte yandan belgenin muhafaza edilmesi gibi önemli bir konunun sorumluluğu ciddi oranda azalmaktadır. E-irsaliyenin kapsamlı avantajları ise şu şekilde ifade edilebilir:

  • Kağıt irsaliyeye göre düzenlenmesi ve alıcı tarafa gönderilmesi gibi süreçler çok daha kısalır. Saniyeler içerisinde düzenlenmesi ve iletimi söz konusu olur. Böylelikle hız ve zamandan tasarruf anlamında önemli bir avantajı vardır.
  • E-irsaliyenin saniyeler içerisinde alıcı tarafa iletilmesi nedeniyle; belgenin onayı, reddedilmesi, iadesi ve düzenlenmesi gibi birçok süreç çok daha hızlı bir şekilde gerçekleşir. Alıcı ve satıcı arasındaki çeşitli uyuşmazlıklar, hızlı iletim sayesinde çok çabuk bir şekilde çözüme kavuşturulur.
  • Evrak muhafazası en önemli avantajlarından biri olarak bilinir. E-irsaliyenin kaybolması gibi bir durum söz konusu değildir. Bu nedenle de yeniden gönderim gibi maliyetli işlemler de ortadan kalkmış olur.
  • Kağıt irsaliyenin ilgili tarafa iletilmesi, saklanması, düzenlenmesi, kağıdının ve baskısının masrafı gibi maliyetlerin büyük ölçüde azalması söz konusu olur. İşletme bu alandaki maddi ve işgücü maliyetlerini farklı konularda kullanabilir.
  • Ulaşmanız veya ibraz etmeniz gereken bir e-irsaliyeye, elektronik ortamda saniyeler içerisinde erişebilirsiniz.
  • Şoför kimlik bilgileri ya da araç plakası bilgileri, e-irsaliyeye ulaşmanız konusunda yeterli verilerdir.
  • 10 yıl boyunca verilerin elektronik ortamda güvenle ve maliyetsiz bir şekilde saklanması söz konusu olur.
  • Elektronik olması nedeniyle doğaya ve çevreye kağıt kullanım yükünün azalmasından ötürü ciddi oranda katkı sağlar.

Hangi İşletmelerin E-İrsaliye Kullanma Zorunluluğu Vardır?

İşletmelerin bulundukları dönemlerde belirli şartları karşılamaları, brüt satışları veyahut bulundukları sektörün gerekliliği olarak e-irsaliye kullanma gibi bir zorunluluk içerisinde olmaları gerekebilir. Tam olarak e-irsaliye kullanma zorunluluğu olan işletmeler ise şu şekilde özetlenebilir:

  • Gübre Takip Sistemi’ne kaydı olan işletmeler,
  • Şeker imali yapan işletmelerin, Şeker Kanununun 2’nci maddesi (e ) bendine uygun bir şekilde şeker imal eden işletmeler,
  • Özel Tüketim Vergisi Kanunu kapsamında (III) sayılı liste içerisinde yer alan malların, ithalatı, imalatı, inşası veya ana bayiliğini yapan işletmeler,
  • EPDK’dan bayilik lisansı almış, Özel Tüketim Vergisi Kanunu kapsamında (I) sayılı liste içerisinde yer alan malların teslimi, ithali ve imalini yapan işletmeler,
  • Maden Kanunu dahilinde verilen ruhsat/sertifika sahibi işletmelerin ve aynı zamanda maden üretim faaliyetleri gerçekleştiren işletmeler,
  • Demir ve çelik, aynı zamanda bu maddelerden olan ürünlerin; ihracını, ithalatını ve imalatını yapan e-fatura uygulamasına kayıtlı olan işletmeler,
  • E-fatura uygulamasına tabi olan, 2018 ve sonraki dönemlerde brüt satışları 25 milyon TL ve üzeri olan işletmeler,
  • 07.2021 tarihi itibariyle SGK’ya fatura düzenleyen; medikal, hastane, eczane, optik, diyaliz ve SGK ile sözleşmesi olan tüm sağlık sektörü işletmeleri,

Günümüzde mutlak suretle e-irsaliye zorunluluğu olan işletmeler olarak bilinirler. Bununla birlikte bu kapsamlarda yer almayan işletmelerin de gönüllü bir şekilde e-fatura ve e-irsaliye uygulamasına kayıt olmaları mümkündür.

E-Fatura Nedir?

İşletmelerin e-dönüşüm kapsamında kayıt oldukları ve yapmış oldukları satışları kağıt üzerinde değil de elektronik ortamda belgelendirdikleri uygulamaya e-fatura uygulaması adı verilmektedir. Kağıt fatura ile aynı yeterliliklere sahip olan e-fatura uygulaması, direkt olarak maliye üzerinden satıcıdan alıcıya iletilir. Yine aynı şekilde e-faturanın düzenlenmesi elektronik ortamda gerçekleşir ve muhafaza edilmesi ile ibrazının da elektronik ortam üzerinden yapılması mümkündür. Kağıt faturaya göre en önemli farklılıklarının; itiraz süresi, iptali ya da iadesi olduğu söylenebilir. E-fatura hakkında bilgi sahibi olmak isteyen ya da bu elektronik belge hakkında araştırma yapan bireylerin karşılaşacakları iki kavram öne çıkacaktır. E-fatura ve e-arşiv gibi iki kavram, elektronik faturanın en temel kavramları olarak bilinirler. E-fatura mükellefi olan veya olmayan işletmelerin ayrımı bir nevi e-fatura ve e-arşiv kavramları sayesinde gerçekleşmektedir.

E-faturanın düzenlenmesi ve muhatabına iletilmesi durumu yalnızca iki tarafın da e-fatura mükellefi olması gibi bir durumda söz konusu olur. Eğer iki taraftan biri e-fatura mükellefi değilse, elektronik faturanın GİB sistemi üzerinden satıcıdan alıcıya iletimi mümkün olmaz. Bu noktada e-arşiv devreye girer. E-fatura olmayan mükelleflere ise yine elektronik ortamda düzenlenen fatura göndermek mümkündür. Bu işlem ise e-arşiv fatura sayesinde yapılır ve e-mail üzerinden e-arşiv fatura gönderimi yapılır. Aynı zamanda beyaz A4 kağıdı üzerine de e-arşiv faturasının basımı yapılarak ilgili kişiye ya da işletmeye iletilmesi sağlanır. Bununla birlikte mikro ihracat yapan işletmelerin de e-arşiv fatura ile elektronik fatura düzenleme işlemi yapma gibi hakları da vardır.

E-Faturanın E-ticaret İşletmelerine Avantajları

İşletmelerin her satış işleminde mutlaka yaptıkları satışları faturalandırma yani, bu satışı yaptıklarına dair bir belge oluşturma gibi bir zorunlulukları vardır. Bu zorunluluk ise günlük olarak binlerce ve hatta yüz binlerce satış yapan işletmelerin çok büyük bir işgücüne ihtiyaç duymaları anlamına gelir. Kağıt faturanın çeşitli şekillerde düzenlenmesi tek bir fatura üzerinde belki birkaç dakikadır ancak belirtmiş olduğumuz yüz binlerce satış yapan işletmelerin birkaç dakikalığına tek tek her satış işlemi için kağıt fatura düzenlemeleri neredeyse imkansız bir hal alacaktır. Öte yandan bu faturaların muhafaza edilme zorunluluğu da arşiv gerekliliğinin de çok ciddi maliyetlere ulaşmasına yol açacaktır. E-fatura ve otomatik e-fatura kesimine yardımcı olan entegre yazılımlar ise işletmeleri böylesi devasa yüklerden kurtarmaktadırlar. Şu an için e-faturanın işletmelere olan net faydaları şu şekilde sıralanabilir:

  1. Nakit Akışı Netlik Kazanır ve Tahsilat Hızı Ciddi Anlamda Artar: Faturanın müşteriye iletilmesi süreci son derece hızlıdır ve faturanın müşteriye ulaşıp, müşteri tarafından açılıp açılmadığının bilgisine ulaşmak son derece kolaydır. Ayrıca e-fatura sayesinde yanlış fatura düzenlemelerine anında müdahale edilmesi veya yanlışın sonradan düzeltilmesi de son derece kolaydır.
  2. Faturalandırma Maliyetlerinde Büyük Tasarruf Sağlanır: Kağıt faturada, faturanın kağıdından baskısına kadar çok ciddi bir maliyet söz konusu olur. Bununla birlikte personel anlamında da maliyetin son derece yüksek olduğu söylenebilir ancak e-fatura tamamıyla bu maliyetleri ortadan kaldırır. Üstelik fatura adeti ne olursa olsun, siparişlerinize göre e-fatura düzenleyen entegrasyon sistemleri, personel işgücü giderini de ortadan kaldıracaktır. Birim başı fatura maliyetinin maddi ve zaman gibi kavramlar özelinde çok büyük oranlarda azalması söz konusu olacaktır.
  3. Doğa ve Çevre Dostu Bir Uygulamadır: E-fatura sayesinde işletmenizin kağıt yükü azalacak ve bu durum da kağıt nedeniyle kesilen ağaç miktarını ciddi oranda azaltacaktır. 2014 yılında yapılan bir araştırmada, e-fatura uygulamasının Türkiye’de 100.00 ağacın kesiminin önüne geçtiği saptanmıştır.
  4. Muhasebe Departmanı ile Olan Evrak İlişkileriniz Çok Daha Düzenli Bir Hal Alır: Muhasebe yazılımları ile e-fatura sistemi arasındaki entegrasyonu çok kolay olduğu için muhasebe yükünüz de ciddi oranda azalacaktır. Öte yandan ay sonunda toplu bir şekilde muhasebeciye fatura iletme gibi bir durum da ortadan kalkacaktır. İşlerin bu denli sistemli yürütmesi ise firmanın kurumsal kimliğine olumlu yansıyacaktır.
  5. Arşivleme Problemleri Ortadan Kalkar: Kağıt faturaların en az 10 yıl boyunca işletme tarafından muhafaza edilmesi gibi bir zorunluluğu vardır. Haliyle bu durum işletmelerin arşivleme giderlerinin artmasına ve aynı zamanda arşivleme konusunda da iş yükünün ortaya çıkmasına yol açar. E-fatura ise hem arşivleme giderlerini hem de iş yükünü ortadan kaldırmaktadır. Faturalar 10 yıl boyunca elektronik ortamlarda saklanmakta ve yaşanabilecek sorunların önüne geçilmektedir. Öte yandan arşivden bir fatura alınması ya da çıkarılması gerektiğinde saniyeler içerisinde GİB sistemi üzerinden fatura ulaşabilirsiniz.

Hangi İşletmelerin E-Fatura Kullanma Zorunluluğu Vardır?

E-fatura kullanımı henüz her işletme için zorunluluk haline getirilmemiştir ancak çeşitli şartları karşılayan işletmelerin mutlaka e-fatura uygulamasına geçmeleri gerekmektedir. E-fatura sistemine kaydolması gereken işletmeler 2021 yılı itibariyle şu şekildedir:

  • 2020 yılı ve devam eden yıllarda brüt satış olarak 5 milyon TL ve üzerine ulaşan işletmeler,
  • 2020 yılı ve devam eden yıllarda, Özel Tüketim Vergisi Kanunu içerisinde bulunan (III) sayılı listedeki malları imalatı, inşası, ithali ve lisansı gibi konularda hizmetlerini sürdüren işletmeler,
  • EPDK lisansı almış, 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu içerisinde yer alan (I) sayılı listede bulunan malların ithalatı, imalatı ve teslimini yapan işletmeler,
  • İnternet üzerinden ürün ve hizmet satışı, komisyonculuk, mal satışı, dijital reklamcılık hizmetleri veren, aracılık hizmeti sağlayan vb. faaliyetlerde bulunan işletmeler,
  • Komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticareti ya da yeterli arz-talep derinliğini elinde bulunduran işletmeler,
  • İhracat ve bavul ticareti yapan işletmeler,
  • E-irsaliye zorunluluğu olan ya da bu uygulamaya geçiş yapmış olan işletmeler,
  • E-arşiv fatura zorunluluğu bulunan işletmeler,

Genel manada e-fatura uygulamasına kaydolmak zorunda olan işletmeler olarak tanımlanabilirler. Liste içerisinde yer almayan işletmelerin de gönüllü bir şekilde e-fatura uygulamalarına geçmeleri gibi bir haklarının da olduğunu söylemek mümkündür.