E-irsaliye ve e-fatura, e-dönüşüm süreci kapsamında işletmelerin karşılarına çıkmış olan iki farklı kavramdır. E-irsaliye ve e-faturanın en temel amacı, işletmelerin gerek irsaliye işlemlerinin gerekse fatura kesim işlemlerinin artık elektronik ortamlara taşınarak hem kayıt dışılığın önüne geçmek hem de bu konulardaki kağıt yükünden de tasarruf etmektir. E-irsaliye ve e-fatura gibi iki önemli belge, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen esaslara göre elektronik ortamda düzenlenir, ilgili işletmelere iletilir, muhafaza edilir ve aynı zamanda gerektiğinde de ibraz edilirler. Düzenleme, iletme, muhafaza ve ibraz gibi noktalarda arasında gerek e-irsaliye gerekse e-fatura için en önemli avantajlar bu belgelerin elektronik ortamlarda çok daha güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi ve aynı zamanda yine elektronik ortam üzerinden her türlü muhataba iletilebilmeleridir. Bu iki nokta e-irsaliye ve e-fatura gibi iki kavramın işletmelere sağlamış olduğu önemli avantajların başında yer almaktadır.
Her ne kadar şu an için işletmelerin e-fatura ve e-irsaliye konusunda belirli bir noktaya kadar zorunlulukları olmasa da ilerleyen süreçte artık işletmelerin bu kavramları tam anlamıyla benimsemeleri gerekliliği ortaya çıkacaktır. Bu nedenle işletmelerin bu kavramları daha yakından tanımaları ve bu kavramlara ilişkin sistemler hakkında bilgi sahibi olmaları önem niteliği yüksek olan bir konudur.
487 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında kağıt irsaliyenin birebir yerini tutan, e-irsaliye zorunluluğu olan işletmelerin; kağıt irsaliyede yer alan tüm bilgileri elektronik ortamda düzenleyip, muhataplara ilettikleri, sakladıkları ve gerektiğinde ibraz ettikleri elektronik belgeye e-irsaliye denir. Kağıt irsaliye ile içerdikleri bilgilerde herhangi bir farklılık yoktur ve hatta e-irsaliyede, kağıt irsaliyeye ek olarak, malın taşınmasında görevli aracın ve şoförün plakası gibi bilgileri de yer almaktadır. E-irsaliyenin kabulü, iadesi ya da hatalar nedeniyle ortaya çıkan aksaklıkların taraflar arasında giderilmesi gibi birçok süreç de yine elektronik ortam üzerinden çok rahat bir şekilde gerçekleşmektedir.
Genel manada kapalı bir sistemde çalışıyor olmasından ötürü e-irsaliye mükellefleri arasında gönderim yapılabilirken, satıcı tarafından düzenlenen e-irsaliye belgesi, mali mühürle onaylandıktan sonra GİB’e iletilmektedir. Teknik kontrollerin sağlanmasının hemen ardından ise GİB, e-irsaliyenin muhatap firmaya ulaştırılmasını sağlar ve böylelikle taraflar arasında kağıt irsaliyenin düzenlenmesi, iletilmesi ve muhafaza edilmesi gibi sorumlulukların yükü ciddi oranda azalmış olur. E-irsaliye konusunda işletmelerin tek tek GİB sistemi tarafından düzenleme yapmaları gerekliliği de çeşitli yazılımlar sayesinde ortadan kalkmıştır. Çeşitli yazılımlar sayesinde gerekli olan entegrasyon işlemleri yapılır ve direkt olarak işletmelerin e-irsaliye düzenleme işlemleri bu yazılımlar sayesinde kusursuz bir şekilde gerçekleştirilir.
Kağıt irsaliye ile e-irsaliye arasındaki farklara göz atılması durumunda ilk olarak dikkat edilmesi gereken nokta, kağıt irsaliye ile e-irsaliye arasında hukuki bir farklılık olup olmadığıdır. İki irsaliye türünün de herhangi bir şekilde hukuki farklılığı söz konusu değildir. Bir önceki başlıkta da belirtmiş olduğumuz üzere kağıt irsaliyede araç plakası ve şoför bilgileri yer almazken, e-irsaliyede söz konusu bilgiler yer alır. E-irsaliyede kabul, ret veya düzenleme işlemleri doğrudan taraflar arasında elektronik ortam üzerinden gerçekleştirilebilir.
E-irsaliye düzenlemek ve göndermek adına en temel şart, alıcının da e-irsaliye mükellefi olmasıdır. E-irsaliye sistemine kaydı olmayan bir alıcı için e-irsaliye belgesi düzenlemek mümkün değildir. Bu durumda e-arşiv ve kağıt irsaliye ile gönderim yapmak söz konusu olabilir. Eğer iki taraf da e-irsaliye sistemine kayıtlı ise öncelikle satıcının e-fatura düzenlemesi gerekliliği vardır. E-fatura düzenlenmesinin hemen ardından GİB sisteminden ya da işletmelerin bu işlemler için kullanmış oldukları destek yazılımlarından düzenleme ve gönderim işlemleri gerçekleşir. E-faturanın gönderilmediği herhangi bir durumda, e-irsaliyenin de karşı tarafa iletilememesi söz konusudur.
E-irsaliyenin en önemli ve genel avantajı, birçok kalemde maliyet anlamında ciddi tasarruflar sağlamasıdır. Öte yandan belgenin muhafaza edilmesi gibi önemli bir konunun sorumluluğu ciddi oranda azalmaktadır. E-irsaliyenin kapsamlı avantajları ise şu şekilde ifade edilebilir:
İşletmelerin bulundukları dönemlerde belirli şartları karşılamaları, brüt satışları veyahut bulundukları sektörün gerekliliği olarak e-irsaliye kullanma gibi bir zorunluluk içerisinde olmaları gerekebilir. Tam olarak e-irsaliye kullanma zorunluluğu olan işletmeler ise şu şekilde özetlenebilir:
Günümüzde mutlak suretle e-irsaliye zorunluluğu olan işletmeler olarak bilinirler. Bununla birlikte bu kapsamlarda yer almayan işletmelerin de gönüllü bir şekilde e-fatura ve e-irsaliye uygulamasına kayıt olmaları mümkündür.
İşletmelerin e-dönüşüm kapsamında kayıt oldukları ve yapmış oldukları satışları kağıt üzerinde değil de elektronik ortamda belgelendirdikleri uygulamaya e-fatura uygulaması adı verilmektedir. Kağıt fatura ile aynı yeterliliklere sahip olan e-fatura uygulaması, direkt olarak maliye üzerinden satıcıdan alıcıya iletilir. Yine aynı şekilde e-faturanın düzenlenmesi elektronik ortamda gerçekleşir ve muhafaza edilmesi ile ibrazının da elektronik ortam üzerinden yapılması mümkündür. Kağıt faturaya göre en önemli farklılıklarının; itiraz süresi, iptali ya da iadesi olduğu söylenebilir. E-fatura hakkında bilgi sahibi olmak isteyen ya da bu elektronik belge hakkında araştırma yapan bireylerin karşılaşacakları iki kavram öne çıkacaktır. E-fatura ve e-arşiv gibi iki kavram, elektronik faturanın en temel kavramları olarak bilinirler. E-fatura mükellefi olan veya olmayan işletmelerin ayrımı bir nevi e-fatura ve e-arşiv kavramları sayesinde gerçekleşmektedir.
E-faturanın düzenlenmesi ve muhatabına iletilmesi durumu yalnızca iki tarafın da e-fatura mükellefi olması gibi bir durumda söz konusu olur. Eğer iki taraftan biri e-fatura mükellefi değilse, elektronik faturanın GİB sistemi üzerinden satıcıdan alıcıya iletimi mümkün olmaz. Bu noktada e-arşiv devreye girer. E-fatura olmayan mükelleflere ise yine elektronik ortamda düzenlenen fatura göndermek mümkündür. Bu işlem ise e-arşiv fatura sayesinde yapılır ve e-mail üzerinden e-arşiv fatura gönderimi yapılır. Aynı zamanda beyaz A4 kağıdı üzerine de e-arşiv faturasının basımı yapılarak ilgili kişiye ya da işletmeye iletilmesi sağlanır. Bununla birlikte mikro ihracat yapan işletmelerin de e-arşiv fatura ile elektronik fatura düzenleme işlemi yapma gibi hakları da vardır.
İşletmelerin her satış işleminde mutlaka yaptıkları satışları faturalandırma yani, bu satışı yaptıklarına dair bir belge oluşturma gibi bir zorunlulukları vardır. Bu zorunluluk ise günlük olarak binlerce ve hatta yüz binlerce satış yapan işletmelerin çok büyük bir işgücüne ihtiyaç duymaları anlamına gelir. Kağıt faturanın çeşitli şekillerde düzenlenmesi tek bir fatura üzerinde belki birkaç dakikadır ancak belirtmiş olduğumuz yüz binlerce satış yapan işletmelerin birkaç dakikalığına tek tek her satış işlemi için kağıt fatura düzenlemeleri neredeyse imkansız bir hal alacaktır. Öte yandan bu faturaların muhafaza edilme zorunluluğu da arşiv gerekliliğinin de çok ciddi maliyetlere ulaşmasına yol açacaktır. E-fatura ve otomatik e-fatura kesimine yardımcı olan entegre yazılımlar ise işletmeleri böylesi devasa yüklerden kurtarmaktadırlar. Şu an için e-faturanın işletmelere olan net faydaları şu şekilde sıralanabilir:
E-fatura kullanımı henüz her işletme için zorunluluk haline getirilmemiştir ancak çeşitli şartları karşılayan işletmelerin mutlaka e-fatura uygulamasına geçmeleri gerekmektedir. E-fatura sistemine kaydolması gereken işletmeler 2021 yılı itibariyle şu şekildedir:
Genel manada e-fatura uygulamasına kaydolmak zorunda olan işletmeler olarak tanımlanabilirler. Liste içerisinde yer almayan işletmelerin de gönüllü bir şekilde e-fatura uygulamalarına geçmeleri gibi bir haklarının da olduğunu söylemek mümkündür.
EN