E-Ticarette Depo Raf Sistemi ile İlgili İpuçları

12.08.2021

E-Ticarette Depo Raf Sistemi ile İlgili İpuçları

E-ticarette deponun önemi son dönemlerde giderek artarken, özellikle son dönemlerde işletmelerin fiziksel perakende satıştan çok e-ticaret üzerinden satışlarını gerçekleştiriyor olmaları, e-ticarette deponun her detayıyla büyük önem taşımasına yol açmaktadır. E-ticarette başarılı bir işletme olmanın en önemli unsurlarından biri doğru bir depo yönetimine sahip olmaktır. Doğru bir depo yönetimi sonucunda ise siparişlere verilen yanıt hızı ciddi ölçüde artmaktadır. Bununla birlikte doğru depo yönetimi, hatalı stok bildirimlerinin de önüne geçmektedir. Örneğin; stokta olmayan ürünlerin satılması ya da stokta var olan ürünlerin stokta yok olarak müşterilere sunulması gibi birçok durum ortadan kalmaktadır. Doğru depo yönetimi için de depoda bulunan rafların konumu, planlaması, ürün yerleşimi, verimliliği ve daha birçok detayı büyük bir öneme tabidir.

E-ticarette depo raf sistemi ile ilgili yapılan özel çalışmalar, dikkat edilmesi gereke noktalar ve raf sisteminin verimli kullanımı adına atılan adımlar, işletmenin depo yönetimine gerek maliyet gerekse hız anlamında olumlu yönde etki edecektir. Doğru şekilde bir planlama, iyi ekipmanlar, yazılımlar, raf türlerinin seçimi ve çeşitli faktörler, e-ticaret işletmelerinin depo yönetimi konusunda işlerinin daha da kolaylaşmasına ve aynı zamanda e-ticaret satışlarına olan dönüş hızlarının da yüksek oranda artmasına yol açacaktır. Peki, e-ticarete depo raf sistemi ile ilgili dikkat edilmesi gereken unsurları nelerdir? Raf sistemlerinin en verimli kullanımı ne şekilde olur? Hangi raf türleri hangi işletmelerde kullanılmalıdır? Raflara ürünlerin yerleştirilmesi sırasında dikkat edilmesi gereken unsurlar nelerdir?

Depo Alanının En İyi Şekilde Planlanması ve Optimize Edilmesi

Depo alanının dikkate alınmasıyla birlikte raf kullanımına dair ve raf boyutlarına dair yapılan planlamalar, doğru raf kullanımı konusunda başarının temel anahtarlarından biridir. Bununla birlikte mutlak suretle yapılan planlamanın da iyi bir şekilde hayata geçirilmesi gerekir. Depo alanında dolaşırken birdenbire gözünüze kestirdiğiniz bir alana gözünüze kestirdiğiniz bir rafı yerleştirmemelisiniz. Daha planlı ve daha sistematik hareket etmeniz, alanın doğru kullanımına yol açacaktır. Planlama konusunda ister özel danışman firmalardan yardım alın isterseniz de kendi planınızı kendiniz oluşturun. Her ne olursa olsun aşağıdaki unsurları planlama sırasında göz önünde bulundurmalısınız:

  • Temel kat planı,
  • Teslim alma noktası,
  • Sevkiyat noktası,
  • Hazırlık noktaları,
  • Depo ofisinin yeri,
  • Personelin ihtiyaçlarını giderecekleri noktalar,
  • Raflara ne şekilde erişileceği ve hangi noktadan erişileceği,
  • Raflara erişmek için kullanılan araçların yapıları ve manevraları,

Tüm bu detayların yapılacak raf ve depo planlaması içerisinde yer alması gerekir. Planlama sırasında bu detaylara dikkat edilmemesi durumunda, rafların rastgele yerleşimi gibi bir durum ortaya çıkabilir. Ayrıca ilerleyen süreçte raf düzeninin değişmesi veya depo konumunun daha verimli hale getirilmesi zorlaşabilir. Mutlaka planlama sırasında bu detayların önceden en ince ayrıntısına kadar hesap edilmesi ve raflara dair tüm senaryoların göz önünde bulundurularak, planlanan raf düzeninin hayata geçirilmesi gerekir.

Depo için Temel Ekipmanların Belirlenmesi

Küçük depolarda doğrudan insan eli ile ulaşım söz konusu olabilir ancak orta ve büyük ölçekli depolarda mutlak suretle yardımcı depo ekipmanları gerekecektir. Raflara ulaşımı kolaylaştıracak ve süreci hızlandıracak ekipmanların tespit edilmesi, nokta atışı ekipmanların satın alınması, israfın ve gereksiz maliyetin önüne geçecektir. Bu konuda kendiniz raf düzeninize göre çeşitli senaryolar geliştirerek hangi depo ekipmanlarının ihtiyaç dahilinde olduğunu belirleyebilirsiniz. Bununla birlikte raf ve depo sistemi konusunda benzer yerleri de inceleyerek, depo ekipmanlarının tespitini yapabilirsiniz. Raflara kolay erişim ve ürün yerleşimi konusunda tercih edilebilecek depo ekipmanlarının 4 temel kategoride ayrıştığını söylemek mümkündür. Temel 4 depo ekipman kategorisi ise şunlardır:

Depolama Ekipmanları

Depolama ekipmanlarının, küçük ürün saklama kaplarından tutun da büyük depo raflarına kadar her türlü saklama ya da ürün yerleştirme ekipmanını kapsadığını söylemek mümkündür.

Malzeme Taşıma Ekipmanları

Malzeme taşıma ekipmanlarının çok geniş bir yelpazeye sahip olduğunu söylemek söz konusudur. Depolamaya yardımcı taşıma ekipmanları, birim yük taşıma ekipmanları ve konumlandırma ekipmanları, malzeme taşıma ekipmanları konusunda temel başlıklar olarak bilinirler. Öte yandan malzeme taşıma ekipmanlarının, raf sistemleriyle ve depo planıyla da uyumlu olması son derece önemlidir.

Paketleme ve Nakliye Ekipmanları

Siparişlerin sevkiyata hazırlanması, bir araya getirilmesi, paketlenmesi ve etiketlenmesi adına gereken her türlü ekipman, paketleme ve nakliye ekipmanları olarak bilinirler. Bu ekipmanları seçerken de mutlaka rafların yapısı ve erişilebilirliği göz önünde bulundurulmalıdır.

Barkodlama Ekipmanları

Barkodlama ekipmanları sayesinde ürünlerin hangi raflarda oldukları çok net bir şekilde bulunabilir ve raflar arasında ürün arama sürecinin en aza inmesi sağlanır. Mutlaka depo ekipmanları içerisinde barkodlama ekipmanlarının, mobil cihazlarının ve beraberinde gereken yazılımlarının da göz önünde bulundurulması gerekir.

Depo Planıyla Uyumlu Bir Yazılım Optimizasyonu Sağlayın

Depo planınızı ve özellikle de raf sisteminizi dikkate alarak hem depo yapınızla hem de raflarınızla uyumlu bir depo yönetim yazılımı optimizasyonu sağlamanız çok önemlidir. Bu yazılımlar sayesinde personelinizin iş yükü azalacakken, depo raflarının en verimli şekilde kullanımı söz konusu olacaktır. Depo personellerinin raflar arasında ürün ararken kaybolmaları ortadan kalkacak ve siparişlere olan yanıt süreniz çok ciddi oranda düşecektir. Öte yandan müşterilerinize sunmuş olduğunuz stoklar ile raflarda yer alan stoklar arasında tam bir senkronizasyon söz konusu olacaktır. Rafların ürün yerleşimi veya mal kabulü sırasında en verimli şekilde kullanımı da yine depo yönetim yazılımlarıyla çok daha kolay ve hızlı bir hal alacaktır.

Envanter Kabul Sistemi

Depo yönetim yazılımlarında ya da depo yönetiminizde envanter kabul sisteminin mutlaka sahip olduğunuz raf düzenine göre çalışması gerekir. Ürünlerin; boyutları, sipariş durumları, son kullanma tarihleri, kategorileri, taşınabilirlikleri ve erişilebilir olma gereklilikleri gibi birçok detay kapsamında doğru bir rafa yerleştirmesi önemlidir. Envanter kabul sisteminizin de bu nedenle rafların yapısına göre bir ürün yerleştirme emri ya da önerisi vermesiyle depo yönetimi çok daha iyi bir hal alabilir.

Raf Türleri Seçimi

Raf türleri konusunda karşınıza birçok seçeneğin ve hatta ucu bucağı olmayan bir çeşitliliğin çıkması son derece doğaldır. İşletmelerin depo yapılarına göre raf türlerinin çeşitlilik içermesi önemli bir gerekliliktir. Raf türlerinin son derece fazla olması elbette ki önemli bir avantajdır ancak seçim sırasında tam bir dezavantaja dönüşecektir. Bu nedenle popüler raf sistemleri hakkında bilgi sahibi olmak ve hangi popüler sisteminin hangi amaçla kullanıldığını bilmek, ne işe yarayacağını kestiriyor olmak, raf türü seçimi konusunda büyük bir avantaj olacaktır. Popüler raf türlerinin ise şunlar olduğu bilinmektedir:

  • Geçmeli veya Geçişli Raflar: Son giren ilk çıkar gibi bir düzenin kurulması gereken raf sistemlerinde geçmeli, geçişli ya da girişli olarak bilinen raflar son derece idealdir. Bu raf türleri aynı zamanda sınırlı depolama alanının olduğu bölgeler, esnek ve maksimum verimlilikle maliyet tasarrufu sağlama gibi isteklere de doğrudan cevap verir. Akışı hızlı olmayan ve homojen ürünlerin stoklanması için son derece uygun bir raf sistemi olarak tanımlanabilir.
  • Standart Tip Raflar: E-ticarette özellikle sipariş toplama görevleri olan standart tip raflar; 3, 4, 5 ve hatta daha fazla katlı olan, her tarafı açık olan raf türleridir. Duvarlara dayanabilir veyahut açık alanda kullanılarak erişimi kolaylaştırılabilir. Maliyet anlamında son derece uygundur ve sipariş toplama sürecini ciddi ölçüde hızlandırır. Rafların boyutları depolanan mallarla doğru orantılıdır ve kolaylıkla malların boyutuna göre ayarlanabilir. Kolay erişim için kısa mesafede olması gereken ürün veya mallar için oldukça büyük avantaj sağlar.
  • Konsol Raflar: Hacim bakımından büyük olan malların verimli bir şekilde depolanabilmesi adına konsol rafların biçilmiş kaftan olduğu rahatlıkla söylenebilir. Öte yandan değişken boylardaki malların stoklanması adına da oldukça iyi bir tercih olacaktır. Klasik palet rafına kıyasla, ön dikey destekler gerektirmiyor olması büyük bir avantajdır. Özellikle forklift ile taşınacak malların stoklanması için tercih edilebilir bir raf türü olarak tanımlanabilir.
  • Akış Rafları: Yüksek bir verim oranı sağlayan akış raflar, FIFO yani, ilk giren ilk çıkar depo yönetim anlayışları için son derece uygun olan raflardır. Alan kullanımının en iyi şekilde değerlendirilmesine olanak sağlayan akış raflar, kompakt ve blok şekilli yapılarıyla öne çıkarlar. Malların otomatik yukarı hareket etmesi her açıdan büyük zaman kazandırırken, erişim anlamında da son derece kolay bir raf türü olduğunu söylemek doğru olacaktır.
  • Mobil Raflar: Mobil rafların aslında adından da anlaşılacağı üzere hareketli raflar olduğunu söylemek doğru olacaktır. Alt kısımlarında yer alan ray ya da tekerlek sistemleri sayesinde çok çabuk yer değiştirmeleri mümkün olmaktadır. Mobil rafların en önemli avantajı ise yüksek depolama kapasitesini minimum alan ve hacim kullanımı ile sağlamasıdır. Sabit raf sistemlerine göre alan kazancını %40’a kadar çıkarabilir. Maliyet anlamında yüksek olsa da son derece verimli olan bu raf türlerinin, değer anlamında yüksek veya belirli ömrü olan malların depolanması adına son derece uygundur. Sevkiyat ve mal kabul sürecini çok ciddi ölçüde hızlandıran bu raflar, koridor anlamında da büyük kolaylık sağlarlar.
  • Dikey Atlıkarıncalar: Lunaparklarda yer alan atlıkarınca mantığının raflara uygulanmış halidir. Raflar 360 derecede veya 180 derece gibi değerlerde dönerek, ciddi bir erişim kolaylığı sağlarlar. Küçük parçaların yatay bir şekilde depolanması adına son derece uygun olan bu raf türleri, dikey anlamda da çok ciddi ölçüde alan tasarrufu sağlar. Avantajları ve dezavantajları konusunda iyi bir değerlendirme yapıp, deponuza ve çalışma sisteminize uyup uymadığını kontrol ettikten sonra satın alınması çok daha mantıklı olacaktır.

Raf Yükünü Dikkate Alın

Deponuzda bulunduracağınız ürün veya malların genel boyutları bellidir ve ağırlıklarının da bir ortalamasının olduğu söylenebilir. Raf seçimi yaparken mutlak suretle boyut, en önemlisi de ağırlık detayının dikkate alınması gerekir. Mutlak suretle tercih edeceğiniz raflar, ürün veya malların ağırlıklarını rahatlıkla taşıyabilecek mallar olmalıdır ki böylelikle hem deponun güvenliği hem malların hem de personellerin güvenliği sağlanmış olsun. Her rafın taşıyabileceği yük kapasitesi bellidir ve mutlaka rafların üstüne de bu kapasitelerin doğru bir şekilde not edilmesi gerekir. Böylelikle personelin de bu konuda dikkatli olması sağlanabilir.

Akışa Göre Ürünleri Ayırt Edin

Stok hareketliliği çok yüksek olan ürünleri önceden belirleyerek, bu ürünler için ayrı bir raf düzeni oluşturabilirsiniz. Kolay erişilebilir raflar tercih edebilir ve yanı zamanda rafların konumunu da paketleme ya da sipariş toplama alanına son derece yakın tutabilirsiniz. Bununla birlikte sadece depodaki raf düzenini yüksek akışlı ve düşük akışlı ürünler olarak ikiye ayırarak; maliyet, hız, zaman, hata ve daha birçok konuda ciddi tasarruf sağlayabilirsiniz.

Dikey Alan Kullanımı Üzerinde Yoğunlaşın

Bir deponun tüm alanının kullanımı adına raf düzeninin ya da depolama düzeninin dikey manada kullanılmaya çalışması önemli bir gerekliliktir. Dikey anlamda oluşan veya oluşabilecek boşlukları mutlaka doğru raflarla doldurmak ve bu kısımlara da önceliklerine ya da niteliklerine göre ürünler yerleştirmek gerekir. Deponun ve raf düzeninin inşasından önce mutlak suretle dikey anlamda alan kullanımının nasıl yapılacağı üzerinde durulmalıdır.

Engelleri Hesaba Katarak İlerleyin

Engelleri hesaba katmak, raf düzeni oluşturma konusunda önem düzeyi en yüksek olan konulardan biridir. Duvarlar, kolonlar, borular ve daha birçok detay, depolama alanı konusunda engel oluşturabilir. Bu durumda yapılması gereken öncelikle depolama alanını hiçbir engel yokmuş gibi tasarlamak, sonrasında da bu tasarımın üzerine engelleri yerleştirmektir. Böylelikle hem daha güvenli hem de daha esnek bir raf düzeni elde edilebilir.

Hava Boşluklarına Yer Vermeyin

Depolama alanınızda raf düzeninin belirlenmesi konusunda o kadar ince düşünülmelidir ki mutlak suretle hava boşluklarının dahi verimli kullanıldığı bir raf düzeni elde edilmelidir. Özellikle rafların üst kısımlarında yer alan her türlü hava boşluğu değerlendirilmeli ve yatay düzende de herhangi bir şekilde raflar arasında hava boşluğu olmamalıdır.

Rafları Uzun Sıralar Halinde Düzenleyin

Rafların uzun sıralar halinde düzenlenmesi durumu, rafların maksimum verimlilik sağlamasına yardımcı olurken, aynı zamanda çok daha fazla ürün hacminin raflarda yer almasına imkan tanır. Uzun sıralı rafları düzenlerken mutlaka uzak durulması gereken noktalar şunlardır:

  • Rafların kısa aralıklarla düzenlenmesi gibi bir raf düzeninden kesinlikle kaçınılması gerekir. Elbette ki bazı depo ve ürün türlerine göre kısa aralıklar tercih edilebilir ancak genel veya orta, büyük ölçekli depolarda en azından kısa aralıklarla düzenlenen raflar tercih edilmemelidir. Aralıkların uzun olması, depolama alanının da en ideal şekilde kullanımına yol açacaktır.
  • Duvarlar boyunca palet raf sistemlerinin depolama alanına yerleştirilmesi, elbette geniş bir alan sağlayacaktır ancak alan verimliliğini ciddi ölçüde düşürecektir. Bu nedenle böyle bir raf kullanımından kesinlikle kaçınılmalıdır.
  • “L” şeklinde bir raf sisteminin oluşturulması, deponun erişimini ve koridor aralıklarını ciddi anlamda azaltır. İnsan vücuduyla bu tür raf sistemlerinin olduğu depolarda gezinmek zorken, forklift gerektiren noktalarda hareket ya da mal taşıma imkansız hale gelebilir.

Mutlaka Örnek Çalışmalara Göz Atın

Raf sistemleriyle ilgili henüz bir karar vermediyseniz, kararsızsanız ve bu konuda çok acemi hissediyorsanız, en iyi seçeneklerden biri benzer sektörde, ürün boyutlarında, depo boyutunda ve raf bütçesine sahip olan bir işletmenin deposunu gezmek önemli bir ufuk genişliği sağlayabilir. Mutlaka raf sistemi hakkında fikir sahibi olabileceğiniz birkaç depoyu gezip, siz de deponuzda ne tür bir raf sisteminin ve depo yönetiminin olacağını belirleyebilirsiniz.

Endüstriyel Raf Çözümlerinden Yararlanın

Endüstriyel raf çözümlerinin deponuzun hemen hemen her yerinde kullanılması gibi bir zorunluluğu yoktur. Ayrıca bu durum orta ve büyük ölçekli depolarda ciddi maliyetlere yol açabilir. Endüstriyel raf çözümlerini daha çok sorunlu bölgeler için tercih etmek çok daha mantıklı olacaktır. Bir bölgede depolama alanı konusunda sorun tespit ettiyseniz veya o bölgenin depolama alanına uygun raf bulamıyorsanız, mutlaka endüstriyel raflarla o bölgeye çözüm getirmeyi hedefleyebilirsiniz. Böylelikle sorun bölgede, tahmin ettiğinizden de fazla bir depolama alanı kazanma fırsatını elde edebilirsiniz.

Depo Raflarının Dayanıklılığına Önem Verin

Depoda kullanılacak olan rafların sürekli olarak değişmesi stok maliyetlerinde büyük bir büyümeye neden olur. Rafların kırılması, deforme olması ve zamanla kullanılamaz hale gelmesi gibi durumlarda değişime gitmesi artık bir zorunluluk haline gelir. Bu değişim aralıklarını son derece uzun tutmak adına da dayanıklılık bakımından yeterli olan raflar tercih edilmelidir. Özellikle depo planı veya yapısı nedeniyle yaptırılan özel rafların tekrar yaptırılmak durumunda kalması büyük problemlere yol açacaktır. Ayrıca rafların kısa sürede ömrünün dolması, deponun fonksiyonel anlamda da zaman zaman aksamalara yol açmasına neden olacaktır. Böyle durumlarla karşılaşmamak adına dayanıklı, ürün ağırlıklarıyla ve boyutlarıyla uyumlu, tekrar raf maliyeti yaratmayacak rafların tercihi oldukça önem taşıyan bir konudur.

Depo ve Raf Güvenliğini İhmal Etmeyin

Rafların tasarımı yapısı, ürünlerin doğru bir şekilde istiflenmesine olanak sağlamalıdır. Aksi halde ürünlerin personel ve depo için güvenlik tehdidi oluşturması söz konusu olabilir. Raf türüne göre çeşitli güvenlik önlemleri alınmalıdır ve ayrıca ürün istifi konusunda rafların nasıl kullanılacağı konusunda personele de mutlaka gerekli talimatlar verilmelidir. Rafların yakınlarına güvenlik ikazlar yerleştirilmeli ve olası tüm kötü senaryolar hesaba katılarak, en güvenlikle raf sistemi elde edilmelidir.

Rafların Konumunu Belirlerken Erişilebilirliği Göz Artı Etmeyin

Rafların depoda konumlarını belirledikten sonra ne denli erişilebilir olduklarını mutlaka test etmelisiniz veya bu durumu önceden hesap edebilmelisiniz. Hızlı bir şekilde toplama alanına gitmesi gereken ürünlerin mutlaka erişilebilir raf yapılarıyla istiflenmesi gerekmektedir. Ürün raftan erişiminin zor olması, sevkiyatı geciktirecek ve en önemlisi e-ticaret siparişlerinize olan yanıtlarınızı büyük ölçüde değiştirecektir. Özellikle stok değişkenliği fazla olan ürünlerin, en erişilebilir ürünler olması büyük önem taşımaktadır. Bununla birlikte her ne olursa olsun, güvenliğin arka plana atılmaması ve raf erişilebilirliğiyle birlikte en optimum noktada tutulması da son derece önemlidir.

Ürünlerin Kolay Bulunabilmesine Olanak Sağlayan Bir Raf Sistemi Planlayın

Deponun tedarik zincirinde aksamaya sebep olmasının en önemli nedenlerinden biri de depoda aranan ürünlerdir. Depoda aranan ürünlerin toplam sürelerinin; günlük, haftalık ve aylık olarak istatistikleri tutulması durumunda ne gibi bir büyük zaman kaybının ortaya çıktığını çok kolay bir şekilde görmek mümkün olacaktır. Bu nedenle bir sisteme dayalı yani, raflar arasında bir algoritmaya dayalı düzen oluşturmak son derece önemlidir. Kategoriye göre raf sınıflandırması, ürün akışına göre raf sınıflandırması, alfabetik raf sınıflandırması gibi birçok yöntemden yararlanarak, ürünlerin raflarda çok kolay bir şekilde bulunması sağlanmalıdır. Aksi takdirde ürünlerin aranma sürecinde büyük zaman kayıplarının e-ticaret siparişlerinize olan yanıt süresini uzatacağını da unutmamanız gerekmektedir.

Hızlı Satılan Ürünlerin Raflarını Çok Yakında Tutun

E-ticaret mağazanızda satışların son derece hızlı gerçekleşmiş olduğu birçok ürün kategorisi veya ürün çeşidi yer alabilir. Bu ürünler artık mağazanızla özdeşleşmiş ve tüketiciler tarafından da çok tercih edilen ürünlerse, ürünlerin konumunun en doğru yeri paketleme alanının hemen yanı olacaktır. Ürünleri paketleme ya da toplama alanlarına en yakın rafta konumlandırarak, çok ciddi bir zaman tasarrufu sağlamanız mümkündür.